Skoryguj swoją dokumentację!
Poprawianie błędów w księgowości to skomplikowane zadanie, które wymaga dogłębnej wiedzy na temat przepisów rachunkowych i podatkowych. Odbudowa ksiąg rachunkowych polega na ponownym zaksięgowaniu dokumentów z okresu, w którym księgowość była prowadzona w sposób niewłaściwy lub w ogóle nie była prowadzona. Uporządkuj księgowość swojego przedsiębiorstwa, oszczędzając czas, pieniądze i nerwy!
Masz pytania – skontaktuj się z nami już teraz!
Czym jest korekta błędów w księgowości?
Rekonstrukcja według definicji oznacza odbudowę czegoś nieistniejącego lub naprawę czegoś zniszczonego, dlatego rekonstrukcja ksiąg rachunkowych oznacza odbudowę ksiąg rachunkowych od podstaw.
Odbudowa ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa polega na ponownym zaksięgowaniu dokumentów z okresu, w którym księgi rachunkowe były prowadzone niewłaściwie, błędnie lub wcale nie były prowadzone. Przyczyną tego typu zaniedbań mogły być różne czynniki, takie jak sytuacje losowe czy niewłaściwe kwalifikacje.
Poprawa błędów w księgowości jest żmudna i czasochłonna, ponieważ wszystkie dokumenty muszą zostać zaksięgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego w danym okresie. Niestety, proces rekonstrukcji jest dość kosztowny ze względu na jego czasochłonność, dlatego ceny mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Księgi rachunkowe można odbudować częściowo lub w całości.
Częściowa odbudowa zwykle obejmuje kilka lub kilkanaście ostatnich miesięcy i polega na korekcie deklaracji VAT oraz ponownym obliczeniu podatku dochodowego.
Całkowita odbudowa zazwyczaj obejmuje okres kilku lat, podczas których zaniedbania w prowadzeniu księgowości doprowadziły do sytuacji, w której jedynym rozwiązaniem jest ponowne zaksięgowanie wszystkich dokumentów. W przypadku całkowitej rekonstrukcji często konieczne jest sporządzenie zaległych sprawozdań finansowych.
Kiedy należy podjąć decyzję o naprawie błędów księgowych?
Decyzja o naprawie błędów księgowych w firmie to ostateczność, na którą przedsiębiorcy muszą się zdecydować, gdy ich księgowość była prowadzona nieodpowiednio, błędnie lub wcale. Aby określić stan ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa, należy przeprowadzić wstępny audyt, którego celem jest niezależna ocena zgodności ksiąg handlowych z przepisami prawa podatkowego oraz ustawą o rachunkowości.
Jeśli audyt ujawni niewielką liczbę błędów, które można naprawić, wykonując kilka korekt, mówimy o częściowej rekonstrukcji. Jeśli jednak audyt wskaże, że księgowość w firmie była prowadzona bardzo nieodpowiednio lub wcale, wtedy konieczna jest całkowita rekonstrukcja ksiąg rachunkowych.
Czy kary przewidziane są za nieodpowiednie lub błędne prowadzenie ksiąg handlowych?
Przede wszystkim należy wyjaśnić różnicę między nieodpowiednim a błędnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz jakie ma to znaczenie. Nieodpowiednia księga to taka, która nie odzwierciedla stanu faktycznego, czyli zdarzenia ujęte w księgach podatkowych są niezgodne z tym, co miało miejsce w rzeczywistości lub ujęto zdarzenia, które nie miały miejsca.
Błędna księga to natomiast taka, która jest prowadzona niezgodnie z przepisami prawa. W tym przypadku sprawdzana jest poprawność prowadzenia ksiąg pod względem formalnym, określonym przez przepisy ustawy i rozporządzenia. Prowadzenie ksiąg zgodnie z rzeczywistym stanem (odpowiednio), lecz niezgodnie z wymogami formalnymi, może być uznane za błędne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W związku z tym, czy istotne jest, czy księga była prowadzona nieodpowiednio czy błędnie? Ze względu na fakt, że nieodpowiednie prowadzenie ksiąg stanowi przestępstwo skarbowe, a błędne prowadzenie ksiąg jest uznawane za wykroczenie skarbowe, z punktu widzenia kary ma to różne znaczenie. Zgodnie z przepisami prawa (art. 61 § 3 k.k.s.), wykroczenia skarbowe ulegają przedawnieniu po roku od ich popełnienia, jednak jeżeli przed upływem tego terminu zostanie wszczęte postępowanie przeciwko danej osobie, przedawnienie przedłuża się o dodatkowe 2 lata (łącznie 3 lata). Kary za wykroczenia skarbowe to grzywny, których wysokość mieści się w przedziale od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2022 roku, grzywna za wykroczenie skarbowe może wynieść od 301 zł do 60.200 zł.
Jeśli chodzi o nierzetelne prowadzenie ksiąg (art. 61 § 1 k.k.s.), przedawnienie wynosi 5 lat od momentu popełnienia przestępstwa. Gdy jednak przed upływem tych 5 lat zostanie wszczęte postępowanie karnego przeciwko danej osobie, termin przedawnienia przedłuża się o kolejne 5 lat (łącznie 10 lat). Nierzetelne prowadzenie ksiąg grozi grzywną do 240 stawek dziennych, przy czym stawka dzienna nie może być niższa niż 1/30 części minimalnego wynagrodzenia ani przekraczać jej 400-krotności. W 2022 roku stawka dzienna grzywny mieści się między 100,34 zł a 40.133,33 zł. Przy ustalaniu stawki dziennych grzywny, sąd uwzględnia dochody, warunki osobiste, rodzinne, majątkowe oraz możliwości zarobkowe sprawcy.
Czy możliwe jest uzyskanie odszkodowania za błędy popełnione przez poprzednie biuro rachunkowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, za nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg przewidziane są kary takie jak pozbawienie wolności, grzywny, bądź obie kary na raz (art. 77 UoR). Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków związanych z rachunkowością spoczywa na kierowniku jednostki oraz osobie, której pisemnie powierzono konkretne zadania w tym zakresie. W większości umów zawieranych z biurem rachunkowym można znaleźć zapis, który mówi o rzetelnym prowadzeniu księgowości przez biuro.
Jeśli w umowie z poprzednim biurem rachunkowym znajdował się taki zapis, to wspólną odpowiedzialność ponoszą kierownik jednostki i biuro rachunkowe. Niemniej jednak, nie tylko ustawa o rachunkowości przewiduje sankcje w tym obszarze. W przypadku prowadzenia ksiąg w sposób nierzetelny (niezgodnie z rzeczywistością) lub wadliwy (niezgodnie z przepisami prawa), kary są również określone przez Kodeks karny skarbowy. Wspomniane sankcje będą miały zastosowanie do biura rachunkowego, niezależnie od tego, czy jednostka poniosła straty w wyniku jego działań.
Jednakże wystąpienie szkody majątkowej w jednostce stanowi główny warunek pociągnięcia biura rachunkowego do odpowiedzialności na podstawie Kodeksu karnego. Jeżeli do tego dojdzie, nasze dawne biuro rachunkowe będzie zobowiązane do pokrycia kosztów naprawy błędów w rachunkowości.
Napotkane błędy księgowe i metody ich korygowania
Błędy księgowe mogą generować wysokie koszty dla firm oraz zagrażać ich reputacji. Dlatego istotne jest, by osoby prowadzące księgi robiły to starannie, minimalizując ryzyko błędów. Mimo to, nawet najbardziej kompetentni i doświadczeni księgowi mogą czasem popełnić pomyłki. Gdy zostaną one wykryte, istnieje kilka sposobów na ich naprawienie.
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie błędu. Pomóc mogą tu sprawozdania finansowe, zestawienia rachunkowe czy inne dokumenty. Po zidentyfikowaniu błędu, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za jego korektę.
Jeżeli błąd powstał podczas wprowadzania informacji do systemu księgowego, można go naprawić poprzez zmianę wprowadzonych danych, usunięcie błędnych informacji i wprowadzenie ich na nowo. Jeżeli błąd wynika z przetwarzania danych lub obliczeń sald, można go skorygować poprzez wprowadzenie poprawek w arkuszach kalkulacyjnych lub innym oprogramowaniu księgowym.
Innym sposobem naprawy błędów księgowych jest dokonanie korekty w księdze głównej. Korekty w księdze głównej powinny być precyzyjnie udokumentowane i zatwierdzone przez kierownictwo firmy lub odpowiedni organ.
Bez względu na sposób poprawienia błędu księgowego, ważne jest, aby zwrócić uwagę na jego wpływ na finanse firmy. Dlatego warto regularnie kontrolować księgi rachunkowe, aby uniknąć błędów i zminimalizować ryzyko ewentualnych strat finansowych.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest kluczowy. Jeśli zarząd firmy podejmie niekorzystną decyzję, może to prowadzić do sytuacji, w której konieczna będzie rekonstrukcja ksiąg rachunkowych.
Dlatego warto co pewien czas monitorować pracę swojego biura rachunkowego i zdecydować się na sporadyczny audyt. Dzięki audytowi można zauważyć ewentualne błędy w księgach rachunkowych i wyeliminować je, zanim będą miały negatywne konsekwencje. Wspomnijmy, że Kancelaria Prawno – Rachunkowa Sterling & Honest może pomóc w identyfikacji i poprawie błędów księgowych, a także przeprowadzić audyt, dbając o zrozumiały i przystępny sposób komunikacji z klientami, którzy nie są specjalistami w dziedzinie prawa ani podatków.