Biuro rachunkowe czy księgowa w firmie – co lepsze?

Prowadzenie firmy to nie tylko rozwijanie oferty i zdobywanie klientów. To również szereg obowiązków administracyjnych i podatkowych, które mają znaczenie dla bezpieczeństwa i stabilności biznesu. Jedną z najważniejszych decyzji organizacyjnych, jaką musi podjąć przedsiębiorca, jest wybór sposobu prowadzenia księgowości. Czy lepiej skorzystać z usług biura rachunkowego, czy zatrudnić własną księgową? Czytaj dalej, jeśli interesuje Cię porównanie różnych podejść.

Księgowość zewnętrzna a księgowość wewnętrzna – na czym polega różnica?

Pod pojęciem księgowości zewnętrznej rozumiemy zlecenie obsługi księgowej firmie zewnętrznej, najczęściej w formie współpracy z biurem rachunkowym. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca podpisuje umowę z biurem, które odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych, deklaracje podatkowe, raportowanie oraz – w zależności od zakresu umowy – również obsługę kadr i płac.

Z kolei księgowość wewnętrzna to rozwiązanie, w którym firma zatrudnia własnego pracownika (lub cały dział), który realizuje wszystkie obowiązki księgowe w ramach etatu. W niektórych przypadkach przedsiębiorca decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, zwłaszcza przy bardzo prostej działalności, choć niesie to za sobą duże ryzyko błędów i konsekwencji prawnych.

Co robi księgowa w firmie? Zakres obowiązków

Zakres obowiązków księgowej zależy od rodzaju działalności i przyjętego modelu organizacyjnego.

Standardowo, do zadań księgowej należą m.in.:

prowadzenie ksiąg rachunkowych lub księgi przychodów i rozchodów,
przygotowanie i składanie deklaracji podatkowych (VAT, PIT, CIT),
rozliczanie ZUS i prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
przygotowywanie sprawozdań finansowych,
kontrola poprawności dokumentów księgowych,
współpraca z urzędami skarbowymi i ZUS,
analiza finansowa i doradztwo podatkowe.

W przypadku biura rachunkowego zakres usług może być różny – od podstawowego prowadzenia ksiąg po pełną obsługę kadrowo-płacową i reprezentację w kontrolach skarbowych. Warto zwrócić uwagę na szczegóły umowy – nie każde biuro odpowiada za wszystkie aspekty księgowości i nie każde podejmuje się kontaktu z urzędami w imieniu klienta.

Porównanie kosztów – biuro rachunkowe a etat księgowej

Zatrudnienie księgowej na etacie wiąże się z dość wysokimi, stałymi kosztami miesięcznymi. Poza samym wynagrodzeniem pracownika trzeba uwzględnić obowiązkowe składki ZUS, koszty szkoleń, zakup i utrzymanie oprogramowania księgowego oraz zapewnienie stanowiska pracy. W efekcie całkowite miesięczne wydatki na księgową zatrudnioną na etacie często przekraczają 8-10 tysięcy złotych. Co ważne, koszty te są stałe i nie zmieniają się w zależności od intensywności lub sezonowości potrzeb księgowych firmy.

Przeczytaj też Kontrola podatkowa w firmie - Jak się przygotować i czego spodziewać?

Z kolei korzystanie z usług biura rachunkowego jest tańszą i bardziej elastyczną opcją, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Miesięczne opłaty za prowadzenie księgowości zależą przede wszystkim od rodzaju działalności, liczby dokumentów oraz zakresu świadczonych usług. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) koszty księgowości wynoszą zazwyczaj około 200-300 zł miesięcznie, w zależności od formy opodatkowania (np. ryczałt, KPiR) i liczby dokumentów do zaksięgowania. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które muszą prowadzić pełną księgowość, ceny usług biur rachunkowych zaczynają się od około 500 zł i mogą sięgać nawet 1500 zł miesięcznie. W większych miastach, takich jak Warszawa czy Kraków, ceny te są zwykle o około 15% wyższe niż w mniejszych miejscowościach.

Biuro rachunkowe czy księgowa – wady i zalety obu podejść

	Biuro rachunkowe (księgowość zewnętrzna)	Własna księgowa (etatowa)
Zalety	– Brak konieczności tworzenia działu księgowego – Brak kosztów rekrutacji, wdrożenia i utrzymania pracownika – Dostęp do zespołu specjalistów, a nie tylko jednej osoby – Łatwość zmiany usługodawcy w razie niezadowolenia – Elastyczność i łatwa skalowalność usług	– Bezpośredni dostęp do dokumentacji i danych finansowych – Możliwość szybkich konsultacji i analiz – Większa kontrola nad procesami
Wady	– Mniejszy wpływ na sposób prowadzenia księgowości – Często zdalna komunikacja, co może utrudniać szybki dostęp do danych – Ryzyko współpracy z nierzetelnym biurem (konieczność weryfikacji referencji, OC, certyfikatów)	– Wyższe koszty stałe – Konieczność zarządzania pracownikiem i jego rozwojem – Ryzyko zależności od jednej osoby (np. nieobecność z powodu urlopu lub choroby)

Dla kogo które rozwiązanie? Nasze rekomendacje

Mikrofirmy i jednoosobowe działalności: księgowość zewnętrzna – to najtańsze i najprostsze rozwiązanie, pozwalające uniknąć błędów i skupić się na działalności operacyjnej.
Małe firmy zatrudniające kilka osób: w większości przypadków biuro rachunkowe z rozszerzonym pakietem usług, ewentualnie połączenie z doradcą finansowym.
Średnie i większe firmy (spółki, działalność złożona): zatrudnienie własnej księgowej lub nawet stworzenie wewnętrznego działu księgowości, często w połączeniu z obsługą audytorską lub doradztwem zewnętrznym.

Przeczytaj też Kiedy warto przejść z KPiR na księgi handlowe? Analiza korzyści i wyzwań

A może model hybrydowy?

Niektóre firmy decydują się na tzw. model mieszany. Polega on na zatrudnieniu wewnętrznego specjalisty ds. księgowości lub finansów (często jako kontrolera lub analityka), który przygotowuje dane, nadzoruje przepływ dokumentów, a właściwa księgowość jest prowadzona przez biuro zewnętrzne.

Księgowość dopasowana do biznesu – wybierz świadomie

Wybór między biurem rachunkowym a własną księgową to nie tylko kwestia kosztów, ale też komfortu pracy, kontroli nad finansami i skali działalności.

Przed podjęciem decyzji odpowiedz sobie na kilka pytań:

Ile dokumentów miesięcznie generuje moja firma?
Czy planuję zatrudniać więcej osób?
Jak ważny jest dla mnie szybki dostęp do analiz finansowych?
Czy mam wiedzę i czas, by nadzorować pracę księgowej?

Dla większości małych i średnich firm księgowość zewnętrzna będzie rozwiązaniem optymalnym. W przypadku większych organizacji, dynamicznie rosnących firm lub działalności wymagającej bieżących analiz i pełnej kontroli nad procesami finansowymi, zatrudnienie własnej księgowej może być korzystniejsze. W księgowości, jak w całym biznesie, najważniejsze to podejmować decyzje świadomie.