Pragniesz uwolnić się od uciążliwych obowiązków związanych z dokumentacją płacową? Nie wiesz, jak ją właściwie prowadzić? Zamiast tracić swój czas na te kwestie, pozwól naszemu zespołowi zająć się tym za Ciebie.
Z naszą pomocą będziesz mógł skupić się na prowadzeniu swojego biznesu, a my zajmiemy się wszystkimi formalnościami. Dzięki naszym usługom oszczędzisz nawet do 50% kosztów związanych z prowadzeniem działalności i będziesz mógł skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne.
Skorzystaj z naszych rozwiązań i pozwól nam zająć się wszystkim od początku do końca.
Dokumentacja płacowa – czym jest?
Prowadzenie dokumentacji płacowej jest ważnym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, podobnie jak dokumentacji kadrowej. Prawidłowe gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów to klucz do uniknięcia niepotrzebnych problemów.
Dokumentacja płacowa obejmuje wszelkie materiały, które wpływają na warunki zatrudnienia pracownika i jego wynagrodzenie, w tym dodatkowe premie czy nagrody. Osoby odpowiedzialne za wynagrodzenia są zobligowane do przygotowania odpowiednich dokumentów co miesiąc, a do dokumentacji płacowej wchodzą również dokumenty pracownicze oraz przepisy regulujące zasady wyliczeń.
Dokumentacja płacowa obejmuje przede wszystkim:
- dokumenty pracownicze,
- akty prawne i akty decyzyjne,
- okresową dokumentację pomocniczą i obliczeniową
Przyjrzyjmy się okresowej dokumentacji pomocniczej i obliczeniowej
Ten obszar dokumentacji płacowej służy do sporządzania każdego miesiąca list płac, które są podstawą wypłaty wynagrodzeń pracowników. W ramach niego określony zostaje zakres wynagrodzenia, które przysługuje pracownikowi za dany miesiąc, wskazane jest, czy miał urlop, nadgodziny, prawo do opieki, L4 lub inną nieobecność, która może wpłynąć na wysokość wynagrodzenia.
W skład tego rodzaju dokumentacji mogą wchodzić:
- listy obecności,
- zestawienia godzinowe pracy lub karty pracy,
- inne dokumenty potwierdzające wykonanie pracy,
- zlecenia godzin nadliczbowych lub pracę w godzinach nocnych,
- wszelkie decyzje odnośnie przyznania nagród lub premii lub inne dokumenty je potwierdzające,
- dokumenty potwierdzające przebywanie np. na urlopie wypoczynkowym lub macierzyńskim,
- zwolnienia lekarskie,
- dokumenty uprawniające do zastosowania kosztów uzyskania przychodów, ulg
i dodatków.
Zasady ustalania i obliczania należności to tylko część dokumentacji płacowej.
Dokumentacja ta obejmuje również
- wszelkie przepisy normatywne dotyczące wynagradzania pracowników,
- urzędowe interpretacje tych przepisów,
- orzeczenia sądów lub opinie prawne,
- wewnętrzne uchwały i zarządzenia przedsiębiorstwa dotyczące polityki płac lub planów zatrudnienia,
- zaświadczenia, sprawozdania, analizy, raporty oraz korespondencję płacową.
Źródłem informacji na temat zasad płacowych mogą być porozumienia, aneksy lub decyzje, np. decyzje dotyczące zajęć komorniczych, wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, orzeczenia sądu pracy, aneksy do umów o pracę dotyczące wynagrodzeń, odrębne regulaminy premiowania i nagradzania. Decyzje o przyznaniu premii, odszkodowań i wszelkie inne decyzje finansowe również stanowią dokumentację płacową.
Dokumentacja płacowa pracownika
Dokumentacja pracownicza związana z płacami obejmuje także dokumenty pracownika, które mają wpływ na obliczanie wynagrodzenia. Do tego rodzaju dokumentacji należą między innymi formularze, takie jak:
- PIT-2,
- oświadczenia w celu zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów lub
- oświadczenia o częściowym zaniechaniu poboru podatku dochodowego od osób fizycznych.
Oświadczenia te mają wpływ na wysokość odprowadzanych składek i podatków oraz na ostateczną kwotę wynagrodzenia wypłacaną pracownikowi.
Dokumentacja płacowa jest przygotowywana comiesięcznie w celu sporządzenia listy płac, która jest podstawą do wypłacania wynagrodzeń oraz odprowadzania składek i podatków. Ponadto, pracodawca musi prowadzić indywidualne karty wynagrodzeń dla każdego pracownika, które służą jako podstawa do przygotowania dokumentacji ubezpieczeniowej i podatkowej.
Jak długo przechowywać dokumenty płacowe
Wytyczne dotyczące przechowywania dokumentacji płacowej są jasne i jednoznaczne. Zgodnie z przepisami, dokumenty te powinny być przechowywane przez okres 50 lat, począwszy od zakończenia współpracy z pracownikiem. Konieczne jest zachowanie list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dokumentów umożliwiających ustalenie wysokości emerytury czy renty. W przypadku dokumentów pomocniczych i obliczeniowych, których nie traktuje się jako dowodów księgowych, limit przechowywania wynosi 5 lat, a zaświadczenia o płacach oraz ich rejestry należy przechowywać przez okres 3 lat.
Nie mniej ważne jest także miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja płacowa. Powinno to być miejsce zapewniające bezpieczeństwo przed dostępem osób trzecich, jak również ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przedsiębiorca może skorzystać zarówno z archiwum własnego, jak i zewnętrznego, jednak kluczowe jest zabezpieczenie dokumentów.