Zapewniamy bezpieczeństwo Twoich danych!
Niepokoją Cię kwestie związane z ochroną dokumentów i informacji osobistych w Twojej firmie? Skorzystaj z usług Kancelarii Prawno-Rachunkowej Sterling & Honest. Stosujemy innowacyjne systemy przechowywania i zabezpieczania elektronicznych plików, które są całkowicie bezpieczne.
Odkryj wygodne metody zarządzania dokumentacją i archiwizacji. Sprawdź naszą ofertę. Wprowadzimy wszystkie rozwiązania, które umożliwią Ci nowoczesne zarządzanie swoim przedsiębiorstwem.
Elektroniczne dokumenty osobowe – regulacje prawne
Elektroniczne dokumenty osobowe, nazywane również e-dokumentami, zyskują na popularności z każdym rokiem. Ich zalety to wygodne prowadzenie, liczne funkcje oferowane przez specjalistyczne oprogramowanie i znacznie prostsze przechowywanie w porównaniu do tradycyjnych papierowych teczek.
Początek formularza
Czym są elektroniczne akta pracownicze? Jak przejść na elektroniczne dokumenty osobowe? Doradzamy i wspieramy rozwój Twojego biznesu.
Regulacje prawne dotyczące e-dokumentów wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 roku, która zmieniła niektóre ustawy i zawiera nowe przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Ustawa ta skróciła okres przechowywania dokumentów oraz umożliwiła wybór sposobu ich gromadzenia – tradycyjne teczki czy e-dokumenty, czyli elektroniczne akta osobowe.
Od stycznia 2019 roku pracodawcy mogą zdecydować się na formę elektroniczną, która ma równoważną wartość prawną jak akta prowadzone w tradycyjnej, papierowej formie. Regulacje wskazują również nową systematykę dokumentacji pracowniczej, znaną jako akta ABCD. Zgodnie z nią, dokumenty pracownicze składają się z:
- części A dotyczącej procesu rekrutacji kandydata,
- części B zawierającej wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem i przebiegiem pracy,
- części C, która obejmuje dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy oraz
- części D, prezentującej informacje dotyczące kar dyscyplinarnych.
Warto zauważyć, że zgodnie ze zmianami wprowadzonymi przez ustawodawcę, dokumenty osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku powinny być przechowywane jedynie przez 10 lat – wcześniej obowiązywał okres 50 lat.
Elektroniczne akta osobowe – wymogi
Decydując się na wdrożenie e-dokumentów w swojej firmie, warto wiedzieć o ograniczeniach dotyczących dokumentacji pracowniczej, które nakładane są przez prawo. Obejmują one:
- Integralność – pliki e-dokumentów muszą być zabezpieczone w taki sposób, aby nie można było wprowadzać w nich zmian,
- Ochrona przed nieuprawnionym dostępem i uszkodzeniem – gwarantuje, że e-dokumenty będą zarządzane tylko przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami, a osoby niepowołane nie będą miały do nich dostępu,
- Stały dostęp dla osób upoważnionych – umożliwiający niezakłócony dostęp dla wyznaczonych osób,
- Identyfikacja – e-dokumenty powinny być prowadzone w systemie umożliwiającym dostęp do informacji o osobach, które przeglądały te dokumenty,
- Metadane – system powinien umożliwiać wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych, czyli informacji ułatwiających szybkie i łatwe odnalezienie potrzebnych danych w większym zbiorze informacji,
- Osobne foldery – system prowadzenia elektronicznych dokumentów osobowych powinien umożliwiać tworzenie osobnych folderów na dokumenty kadrowe – tzw. teczki dla wszystkich pracowników – z zachowaniem funkcji drukowania i możliwości eksportowania dokumentacji w całości lub jej części.
Jak wdrożyć elektroniczne akta osobowe?
Przejście na elektroniczne dokumenty osobowe nie wymaga skomplikowanych procedur – jednak niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej firmy. Należy więc kolejno zeskanować dokumenty, a następnie opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną firmy. Co ważne – podpis elektroniczny może należeć do pracodawcy lub osoby upoważnionej przez niego do tego rodzaju działań – potwierdza on zgodność dokumentu cyfrowego z jego papierowym odpowiednikiem. Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć elektroniczne dokumenty osobowe, nie musisz się obawiać tego procesu, ponieważ wymaga on jedynie digitalizacji dokumentacji i jej odpowiedniego podpisania. Dodatkowo każdy dokument powinien zawierać także plik XML z metadanymi zebranymi poniżej:
- ID dokumentu i ID całej dokumentacji,
- rodzaj dokumentu,
- datę wygenerowania dokumentu,
- datę podpisania dokumentu,
- imię, nazwisko i PESEL pracownika,
- nazwę pracodawcy,
- datę utworzenia zbioru dokumentów, w którym umieszczony jest dany dokument.
Najlepsze rezultaty w tym zakresie zapewniają dedykowane programy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, spośród których można wybrać na rynku.
Elektroniczne dokumenty osobowe – wygoda i funkcjonalność
Elektroniczne dokumenty pracownicze mają wiele zalet, które przekonują coraz większą liczbę pracodawców do korzystania z nich. W ramach cyfrowych akt można przechowywać między innymi umowy o pracę, wnioski urlopowe, delegacje, świadczenia chorobowe czy potwierdzenia odbioru PIT-11. Dlaczego warto to robić w formie elektronicznej?
Elektroniczne dokumenty osobowe zapewniają większe bezpieczeństwo dokumentacji – wybierając odpowiednie oprogramowanie, mamy dostęp do właściwego poziomu zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem. Dodatkowo eliminujemy ryzyko fizycznego uszkodzenia dokumentów – na przykład w wyniku pożaru. E-dokumenty umożliwiają także szybki dostęp do dokumentów, łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji oraz oszczędności – eliminujemy koszty drukowania dokumentacji czy na przykład usług kurierskich.
Elektroniczne dokumenty osobowe – oprogramowanie
Jak prowadzić elektroniczne dokumenty osobowe? Wystarczy wybrać oprogramowanie spełniające wymagania techniczne określone w rozporządzeniu, a następnie w ramach aplikacji dodawać dokumenty pracownicze w określonym folderze dla zatrudnionego. Co ważne – prowadząc dokumenty w formie elektronicznej, nie musisz już przechowywać ich tradycyjnej wersji papierowej.