Każdy przedsiębiorca – niezależnie od wielkości firmy i branży – może zostać poddany kontroli ze strony organów podatkowych. Dla wielu właścicieli firm taka sytuacja wiąże się z dużym stresem, niepewnością i obawą o konsekwencje. Tymczasem dobrze przygotowana dokumentacja, znajomość przepisów oraz świadomość przysługujących praw może znacznie ułatwić przejście przez ten proces. W tym artykule dokładnie wyjaśnimy, co to jest kontrola podatkowa, kto ją przeprowadza, jakie dokumenty trzeba przygotować, jak wygląda przebieg kontroli oraz co dzieje się po jej zakończeniu.
Kontrola podatkowa – podstawa prawna i definicja
Kontrola podatkowa to procedura, w której organy podatkowe sprawdzają, czy podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz ich następcy prawni wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Celem kontroli jest weryfikacja prawidłowości rozliczeń podatkowych oraz terminowości i zgodności z obowiązującymi przepisami, co pozwala na uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieganie ewentualnym nieprawidłowościom.
Kontrola podatkowa jest przeprowadzana przez organy podatkowe pierwszej instancji, głównie przez naczelników urzędów skarbowych (ale też np. burmistrz, prezydent miasta czy marszałek wojewódzki w przypadku opłat lokalnych), którzy działają na podstawie przepisów Działu VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (art. 281 i nast.). Wszczęcie kontroli następuje z urzędu, a organ podatkowy ma obowiązek zawiadomić kontrolowanego o zamiarze przeprowadzenia kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w art. 282c Ordynacji podatkowej, które dopuszczają kontrolę bez zapowiedzi.
Rodzaje kontroli w firmie – nie tylko podatkowa
W polskim systemie prawnym wyróżnia się kilka rodzajów działań sprawdzających, które mogą dotyczyć przedsiębiorców. Jednym z najważniejszych i najbardziej sformalizowanych jest właśnie kontrola podatkowa przedsiębiorców. Co istotne, nie każda kontrola odbywa się w ten sam sposób – zależnie od rodzaju i celu, organy skarbowe mogą prowadzić różne formy postępowania.
Podstawową formą kontroli jest właśnie kontrola podatkowa prowadzona przez urząd skarbowy. Zazwyczaj poprzedza ją zawiadomienie, które trafia do przedsiębiorcy z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem. W zawiadomieniu wskazuje się zakres kontroli podatkowej – czyli, jakie lata i rodzaje podatków zostaną sprawdzone – oraz termin rozpoczęcia działań. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki, np. w sytuacji, gdy zachodzi podejrzenie próby utrudnienia kontroli lub zatarcia dokumentacji, kontrola może zostać rozpoczęta bez zapowiedzi.
Inną formą jest kontrola celno-skarbowa, często określana potocznie jako kontrola skarbowa w firmie. Prowadzi ją Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) i ma ona znacznie szersze uprawnienia niż klasyczna kontrola podatkowa. Co ważne, kontrola ta może zostać rozpoczęta bez wcześniejszego zawiadomienia i bez określenia szczegółowego zakresu. Na pytanie, na czym polega kontrola skarbowa, warto odpowiedzieć, że obejmuje ona nie tylko kwestie związane z podatkami, ale również przeciwdziałanie przestępczości gospodarczej czy nielegalnemu obrotowi towarów.
Istnieją również mniej formalne formy weryfikacji, takie jak czynności sprawdzające – przeprowadzane zazwyczaj na wczesnym etapie, w celu wyjaśnienia drobnych rozbieżności w deklaracjach – oraz tzw. kontrole krzyżowe, czyli weryfikacja dokumentów wystawionych przez kontrahentów przedsiębiorcy.
Kto może przeprowadzić kontrolę?
W Polsce kontrolę podatkową przedsiębiorców przeprowadzają naczelnicy urzędów skarbowych, którzy działają w imieniu organów podatkowych pierwszej instancji. W przypadku kontroli celno-skarbowej, jak wspomniano wcześniej, uprawnienia do działania ma Krajowa Administracja Skarbowa. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności oraz skali ewentualnych nieprawidłowości, kontrola może zostać przeprowadzona także przez inne upoważnione jednostki, np. urzędy celno-skarbowe.
W praktyce oznacza to, że kontrola US w firmie jest najczęściej spotykanym scenariuszem. Warto jednak mieć świadomość, że zarówno zakres, jak i przebieg kontroli może się różnić w zależności od organu, który ją przeprowadza.
Ważne! Kontrolę podatkową może wykonać tylko osoba upoważniona przez organ podatkowy. Najważniejsze elementy upoważnienia to:
- numer legitymacji służbowej kontrolującego oraz jego imię i nazwisko;
- wskazanie podstawy prawnej;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia;
- nazwa organu wydającego;
- data kontroli i przewidywany termin zakończenia kontroli;
- zakres kontroli podatkowej.
Jak się przygotować do kontroli?
W momencie otrzymania zawiadomienia o planowanej kontroli warto działać szybko i systematycznie. Przede wszystkim należy dokładnie przeanalizować zakres kontroli podatkowej wskazany w piśmie – czy dotyczy on VAT, CIT, czy może podatku od wynagrodzeń – oraz za jakie okresy ma zostać przeprowadzona weryfikacja. Dzięki temu można łatwiej przygotować potrzebne dokumenty i uniknąć chaosu w trakcie kontroli.
Ważne jest uporządkowanie dokumentacji – zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Wszystkie deklaracje podatkowe, faktury, umowy z kontrahentami, potwierdzenia przelewów czy zestawienia księgowe powinny być kompletne i łatwo dostępne. Warto również skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, który przygotuje firmę na ewentualne pytania ze strony urzędników i pomoże zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości, zanim zrobią to kontrolerzy.
Przebieg kontroli podatkowej
Kontrola podatkowa przedsiębiorców rozpoczyna się formalnie w momencie okazania upoważnienia do jej przeprowadzenia. Kontrolerzy muszą wylegitymować się i przedstawić dokumenty potwierdzające ich uprawnienia. Następnie sporządzony zostaje protokół rozpoczęcia kontroli, który podpisuje również przedsiębiorca lub jego pełnomocnik.
W trakcie kontroli urzędnicy mają prawo żądać wszelkiej dokumentacji związanej z zakresem kontroli, przesłuchiwać osoby, dokonywać oględzin oraz sporządzać kopie dokumentów. Kontrola może odbywać się zarówno w siedzibie firmy, jak i w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. w biurze rachunkowym).
Ile trwa kontrola podatkowa w firmie?
Limity czasu trwania kontroli podatkowej u przedsiębiorców określone są w art. 55 Prawa przedsiębiorców. W ciągu jednego roku kalendarzowego kontrola może trwać maksymalnie:
- 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorstwa;
- 18 dni roboczych – w przypadku małego przedsiębiorstwa;
- 24 dni robocze – w przypadku średniego przedsiębiorstwa;
- 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorstw.
Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, z których najważniejszy stanowi sytuacja, gdy „przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia”.
Po zakończeniu czynności kontrolnych sporządzany jest protokół zawierający ustalenia. Przedsiębiorca ma prawo zapoznać się z jego treścią, złożyć zastrzeżenia i przedstawić własne stanowisko. Dopiero po analizie tych uwag organ może wydać decyzję lub odstąpić od dalszych działań, jeśli nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości.
Jakie prawa i obowiązki ma przedsiębiorca?
Przedsiębiorca objęty kontrolą podatkową ma szereg obowiązków, ale również przysługują mu określone prawa. Zgodnie z przepisami, ma on obowiązek udostępnić dokumentację księgową, umożliwić kontrolerom dostęp do pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność, czy udzielać stosownych wyjaśnień.
Z drugiej strony, przedsiębiorcy przysługuje prawo do informacji – może poprosić o okazanie legitymacji służbowej kontrolującego, a także ma prawo do bycia reprezentowanym przez pełnomocnika (np. doradcę podatkowego). Co więcej, w razie zastrzeżeń wobec sposobu przeprowadzania kontroli lub wątpliwości co do jej podstawy prawnej, przedsiębiorca może zgłosić sprzeciw lub złożyć skargę na działania organu kontrolnego.
Co po kontroli?
Zakończenie kontroli nie zawsze oznacza koniec sprawy. Jeśli stwierdzono błędy lub nieprawidłowości, przedsiębiorca może zostać wezwany do złożenia korekt deklaracji i uregulowania zaległości wraz z odsetkami. W poważniejszych przypadkach może zostać wszczęte formalne postępowanie podatkowe, które zakończy się decyzją administracyjną określającą wysokość zobowiązania.
Niekiedy organ skarbowy może również skierować sprawę do organów ścigania, jeżeli zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa skarbowego. W takiej sytuacji kontrola podatkowa może przerodzić się w postępowanie karno-skarbowe, co może skutkować nie tylko karą finansową, ale również sankcjami karnymi.
Przygotowana firma, spokojny przedsiębiorca
Kontrola podatkowa w firmie nie musi być powodem do paniki, jeśli firma jest przygotowana, dokumentacja prowadzona jest zgodnie z przepisami, a przedsiębiorca zna swoje prawa i obowiązki. Warto na bieżąco dbać o porządek w dokumentach i współpracować z doświadczonym księgowym. Wskazane jest również regularnie przeprowadzanie wewnętrznych audytów, by na bieżąco eliminować błędy, które mogłyby zostać wychwycone przez urząd skarbowy.