Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) to szansa zyskania samodzielności zawodowej, ale wiąże się z licznymi obowiązkami, w tym także z odpowiednim prowadzeniem księgowości. Wybór formy opodatkowania, sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów oraz terminowe rozliczenia z urzędami to tylko część wyzwań, przed jakimi staje przedsiębiorca. W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jaka księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej będzie odpowiednia, z jakimi obowiązkami trzeba się liczyć oraz jak zadbać o poprawną organizację dokumentów.
Definicja JDG według prawa
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to według Ustawy Prawo Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku „zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”. Oznacza to, że JDG to forma prowadzenia firmy przez jedną osobę, która działa na własny rachunek, samodzielnie podejmuje decyzje i ponosi odpowiedzialność za jej funkcjonowanie.
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Założenie JDG jest dziś procesem prostym i można go przeprowadzić całkowicie online. Wystarczy wypełnić wniosek CEIDG-1 na stronie biznes.gov.pl, gdzie podajesz m.in. dane osobowe, nazwę firmy, adres, wybraną formę opodatkowania oraz kody PKD opisujące zakres działalności.
Wniosek CEIDG-1 służy nie tylko do rejestracji firmy, ale także umożliwia:
- uzyskanie numeru REGON (wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej),
- zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS,
- zgłoszenie rachunków bankowych na tzw. białą listę podatników VAT.
Po złożeniu wniosku CEIDG-1 ZUS automatycznie otrzymuje dane potrzebne do wygenerowania dokumentów zgłoszeniowych, co znacznie ułatwia formalności. Po założeniu firmy warto założyć konto bankowe do celów firmowych i zdecydować, czy chcesz korzystać ze zwolnienia z VAT. Od momentu rejestracji możesz legalnie prowadzić działalność gospodarczą.
Jaka księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej? Podział na księgowość uproszczoną i pełną
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) ma do wyboru dwie podstawowe formy prowadzenia księgowości: księgowość uproszczoną oraz pełną księgowość. Wybór formy zależy przede wszystkim od wysokości przychodów i rodzaju działalności. Przyjrzyjmy się im dokładniej.
Księgowość uproszczona
Księgowość uproszczona to najczęściej wybierana forma przez właścicieli JDG, którzy nie przekraczają limitu 2,5 mln euro rocznych przychodów. Charakteryzuje się prostszą ewidencją i mniejszą liczbą obowiązków formalnych, co ułatwia samodzielne prowadzenie księgowości lub współpracę z biurem rachunkowym.
Główne formy księgowości uproszczonej
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
To najprostsza forma opodatkowania, w której przedsiębiorca płaci podatek od uzyskanego przychodu – bez możliwości odliczania kosztów jego uzyskania. Oznacza to, że niezależnie od wydatków ponoszonych w ramach działalności, podatek liczony jest wyłącznie od kwoty przychodu.
Charakterystyka:
- Opodatkowanie przychodu, nie dochodu.
- Brak obowiązku prowadzenia KPiR.
- Wymagane jest prowadzenie ewidencji przychodów, ewidencji środków trwałych i ewidencji wyposażenia (jeśli dotyczy).
Stawki ryczałtu:
- Od 2% do 17%, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
Dla kogo?
- Dla przedsiębiorców, których roczne przychody nie przekroczyły 2,5 mln euro (uwaga – to nowy, podniesiony w 2025 roku limitu przychodów nie wymagający prowadzenia pełnej księgowości).
- Dla osób świadczących usługi określone w ustawie, np. informatycznych, edukacyjnych, najmu prywatnego.
Księga przychodów i rozchodów (KPiR)
To najczęściej wybierana forma przez osoby prowadzące JDG. Pozwala na rozliczanie rzeczywistego dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania.
Charakterystyka:
- Obowiązek prowadzenia KPiR – ewidencji przychodów i kosztów.
- Możliwość odliczania kosztów firmowych (np. zakup materiałów, opłaty za telefon, amortyzacja sprzętu).
- Dodatkowe obowiązki dla VAT-owców: ewidencja VAT, JPK_V7.
Dla kogo?
- Dla osób, które nie przekroczyły limitu 2,5 mln euro rocznego przychodu.
- Dla osób wybierających opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12% i 32%) lub liniowych (19%).
Pełna księgowość
To najbardziej zaawansowana forma księgowości. Obowiązkowa, jeśli roczny przychód netto JDG przekroczy 2,5 mln euro (w poprzednich latach było to 2 mln euro). Przedsiębiorca może też dobrowolnie zdecydować się na tę formę prowadzenia księgowości (np. dla większej transparentności finansowej przy współpracy z inwestorami).
Charakterystyka:
- Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz sprawozdań finansowych.
- Wymaga współpracy z wykwalifikowaną księgową lub biurem rachunkowym.
Obowiązki dokumentacyjne przedsiębiorcy
- Faktury sprzedaży i zakupu – muszą być wystawiane zgodnie z przepisami i przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego.
- Ewidencja środków trwałych – jeśli przedsiębiorca posiada np. komputer, samochód czy maszynę.
- Ewidencja VAT – obowiązkowa dla podatników VAT.
- Dokumentacja ZUS – deklaracje i potwierdzenia przelewów.
- Dowody zapłaty i inne dokumenty finansowe.
Księgowość w praktyce – prowadzić samodzielnie czy wybrać biuro rachunkowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
Z perspektywy kosztów, samodzielne prowadzenie księgowości bywa atrakcyjne. Na rynku dostępnych jest wiele programów online, które ułatwiają wystawianie faktur, prowadzenie KPiR czy generowanie JPK. Dla osób, które dobrze czują się w liczbach, mają czas na naukę i chcą mieć pełną kontrolę nad finansami, może to być kusząca opcja.
Z drugiej strony trzeba pamiętać, że oszczędność pieniędzy nie zawsze oznacza oszczędność czasu – a tym bardziej nerwów. Błąd w rozliczeniu, niedopilnowanie terminu czy nieprawidłowa interpretacja przepisów może skutkować karą finansową, wezwaniem z urzędu skarbowego, a nawet koniecznością korekty rozliczeń z poprzednich miesięcy. Przy rosnącej liczbie dokumentów i obowiązków, ryzyko takich sytuacji znacząco rośnie.
Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców – nawet na wczesnym etapie działalności – decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym. Koszt miesięcznej obsługi często nie jest wygórowany, a daje realne poczucie bezpieczeństwa.
Decydując się na usługi profesjonalnego księgowego lub biura rachunkowego, zyskujesz przede wszystkim spokój. Wiesz, że deklaracje są składane na czas, a dokumenty przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dobre biuro nie tylko księguje faktury, ale też doradza w kwestiach podatkowych – np. jak rozliczyć zakup sprzętu, jak ująć delegację czy kiedy warto przejść na inną formę opodatkowania.
Księgowość JDG nie musi być utrapieniem
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to połączenie swobody i odpowiedzialności, szczególnie w zakresie księgowości. Wybór formy rozliczeń oraz sposobu ich prowadzenia powinien być dopasowany do specyfiki działalności, stopnia złożoności finansów oraz własnych kompetencji i dostępnego czasu. Samodzielne prowadzenie księgowości może sprawdzić się przy prostych rozliczeniach i dobrej znajomości przepisów. Jednak gdy rośnie liczba dokumentów, zaczynają się pytania o interpretację przepisów, a każda pomyłka może Cię kosztować czas i pieniądze – obsługa księgowa jednoosobowej działalności przez specjalistów to rozsądna decyzja.