Czy można legalnie testować swój pomysł na biznes, nie ponosząc przy tym wysokich kosztów na start? Odpowiedź brzmi: tak, a rozwiązaniem tego dylematu jest prowadzenie biznesu bez formalnego wpisu do rejestru. To idealna opcja dla osób, które chcą dorobić do etatu, sprzedawać własne rękodzieło czy świadczyć drobne usługi na rzecz sąsiadów. Warto jednak dokładnie wiedzieć, z czym wiąże się działalność nierejestrowana księgowość, aby uniknąć dotkliwych błędów na początkowym etapie i ewentualnych kar ze strony urzędu skarbowego. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak zarabiać zgodnie z literą prawa, nie mając założonej firmy, jakie obowiązują limity finansowe oraz w jaki sposób prawidłowo rozliczać się z fiskusem.
Czym dokładnie jest działalność bez rejestracji w polskim systemie prawnym?
Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców, działalność nieewidencjonowana (potocznie zwana nierejestrowaną) to aktywność zarobkowa osób fizycznych, która nie jest uznawana za działalność gospodarczą. Oznacza to, że osoba podejmująca takie działania nie musi wpisywać się do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), nie posiada numeru NIP (chyba że jest on wymagany z innych powodów) ani numeru REGON. Jest to forma stworzona z myślą o drobnych przedsięwzięciach, która ma za zadanie ułatwić wejście na rynek bez bariery w postaci skomplikowanych formalności i wysokich obciążeń publicznoprawnych.
„Instytucja działalności nierejestrowanej to swoisty inkubator przedsiębiorczości. Pozwala obywatelom na weryfikację modelu biznesowego w rzeczywistych warunkach rynkowych bez ryzyka utonięcia w gąszczu stałych opłat, takich jak chociażby ryczałtowe składki na ubezpieczenia społeczne” – zauważa dr Tomasz Włodarczyk, radca prawny i partner w kancelarii Lex&Finance.
Kto może zdecydować się na takie rozwiązanie?
Z tej formy zarobkowania nie może skorzystać każdy. Ustawodawca przewidział konkretne warunki, które muszą zostać spełnione łącznie. Aby legalnie działać bez wpisu do CEIDG, należy:
- być osobą fizyczną,
- nie przekraczać miesięcznego limitu przychodów należnych,
- nie wykonywać działalności w ramach spółki cywilnej,
- nie prowadzić działalności regulowanej (wymagającej koncesji, licencji czy zezwoleń, np. sprzedaż alkoholu, usługi ochroniarskie),
- nie prowadzić zarejestrowanej działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy.
Wysokość limitu przychodów w bieżącym roku
Granica zarobków wyznaczająca możliwość działania bez rejestracji jest ściśle powiązana z minimalnym wynagrodzeniem za pracę. Od 1 lipca 2023 roku limit ten wynosi 75% kwoty płacy minimalnej. Biorąc pod uwagę zmiany w wynagrodzeniu minimalnym w 2024 roku, limity prezentują się następująco:
- od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. płaca minimalna wynosi 4242 zł brutto, co daje limit przychodów na poziomie 3181,50 zł miesięcznie,
- od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. płaca minimalna wzrasta do 4300 zł brutto, co podnosi miesięczny limit do 3225 zł.
Należy pamiętać, że mowa tutaj o przychodzie należnym. Oznacza to kwoty, które klient ma nam zapłacić za sprzedany towar lub wykonaną usługę, nawet jeśli fizycznie nie otrzymaliśmy jeszcze przelewu. Koszty zakupu materiałów nie obniżają tego limitu – liczy się każda złotówka od klienta.
Pięć przykładów z życia, czyli jak zarabiać w praktyce
Aby lepiej zobrazować, jak przepisy sprawdzają się w rzeczywistości, przeanalizujmy konkretne sytuacje. Poniżej przedstawiamy powszechne sposoby na dodatkowy dochód.
Przykład 1: produkcja świec sojowych i sprzedaż w internecie
Pani Anna po pracy na etacie tworzy w domu ozdobne świece sojowe. Założyła profil w mediach społecznościowych, przez który przyjmuje zamówienia. W marcu sprzedała świece na łączną kwotę 2100 zł. Ponieważ kwota ta jest znacznie niższa niż obowiązujący limit (3181,50 zł), Anna działa całkowicie legalnie bez rejestrowania firmy. Prowadzi jedynie prostą ewidencję, wpisując każdą sprzedaną sztukę.
Przykład 2: udzielanie korepetycji z języka angielskiego
Kamil jest studentem filologii i w wolnym czasie udziela korepetycji maturzystom. Miesięcznie ma kilkunastu uczniów, a jego przychód z tego tytułu waha się od 1500 zł do 2500 zł. Usługi edukacyjne tego typu nie wymagają koncesji, a zarobki nie przekraczają limitu. Kamil wpisuje każdą odbytą lekcję do swojego zeszytu ewidencyjnego, zachowując status działalności nieewidencjonowanej.
Przykład 3: tworzenie grafik na zamówienie
Monika zajmuje się projektowaniem logo i ulotek dla małych firm. Przekazuje im autorskie prawa majątkowe do projektów w ramach umów o dzieło. Jej miesięczne faktury (rachunki) opiewają na około 3000 zł. Monika musi uważać, by nie przekroczyć limitu – jeśli w jednym miesiącu otrzyma duże zlecenie na 3500 zł, będzie musiała w ciągu 7 dni założyć oficjalną firmę w CEIDG.
Przykład 4: weekendowe prace ogrodowe
Pan Jan, emeryt, dorabia sobie kosząc trawniki i przycinając żywopłoty u sąsiadów na osiedlu domków jednorodzinnych. Pracuje głównie w sezonie letnim. Ponieważ są to usługi okazjonalne, a jego miesięczne przychody wynoszą około 1200 zł, nie musi martwić się o ZUS czy podatki na zasadach ogólnych dla firm. Zarobione pieniądze rozliczy raz w roku w swoim zeznaniu PIT.
Przykład 5: amatorska fotografia produktowa
Kasia kupiła profesjonalny aparat i zaczęła robić zdjęcia produktów dla lokalnych sklepów internetowych na potrzeby ich social mediów. W kwietniu zarobiła w ten sposób 2800 zł. Kasia poniosła jednak koszt zakupu obiektywu (1500 zł). Należy pamiętać, że jej przychód do limitu wynosi 2800 zł (a nie 1300 zł po odjęciu kosztów). Koszt obiektywu będzie mogła jednak ująć w rocznym rozliczeniu podatkowym, aby obniżyć podatek dochodowy.
Działalność nierejestrowana księgowość – jak dokumentować sprzedaż?
Brak firmy nie oznacza braku jakiejkolwiek papierologii. Przedsiębiorca „na próbę” ma obowiązek monitorować swoje finanse. Forma tych rozliczeń jest jednak mocno uproszczona.
Podstawowym obowiązkiem jest uproszczona ewidencja sprzedaży. Prawo nie narzuca jednego, oficjalnego wzoru takiego dokumentu. Można go prowadzić w zwykłym zeszycie lub w arkuszu kalkulacyjnym. Ewidencja powinna zawierać co najmniej:
- liczbę porządkową,
- datę uzyskania przychodu (sprzedaży),
- wartość sprzedaży w danym dniu,
- wartość narastającą (zsumowaną) od początku miesiąca – to najważniejszy punkt, który pozwala na bieżąco kontrolować, czy nie zbliżamy się do ustawowego limitu.
Co z wystawianiem rachunków lub faktur? Osoba prowadząca omawianą działalność nie ma obowiązku automatycznego wystawiania faktur każdememu klientowi detalicznemu. Jeżeli jednak kupujący wyrazi takie żądanie (ma na to 3 miesiące od końca miesiąca, w którym wydano towar), należy wystawić dokument. Taka faktura bez VAT powinna zawierać m.in. datę, numer, imiona i nazwiska obu stron (wraz z adresami), nazwę towaru/usługi oraz kwotę należności.
Podatki z działalności bez wpisu – co z PIT i VAT?
Zwolnienie z rejestracji nie oznacza zwolnienia z podatków. Przychody osiągnięte w ten sposób podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Nie płaci się tutaj miesięcznych ani kwartalnych zaliczek na podatek. Całość rozlicza się dopiero po zakończeniu roku kalendarzowego.
Do końca kwietnia następnego roku należy złożyć formularz PIT-36. W deklaracji tej znajduje się specjalna rubryka zatytułowana „Inne źródła”. To właśnie w niej wykazujemy uzyskane przychody. Ogromną zaletą jest możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu (np. zakup materiałów do rękodzieła, narzędzi, hostingu strony www). Ważne jest, aby na każdy wydatek posiadać dowód zakupu na swoje imię i nazwisko.
„Najczęstszą pułapką dla początkujących jest mylenie pojęcia przychodu z dochodem. Limit działalności dotyczy każdej zarobionej złotówki, zanim odliczymy koszty niezbędnych materiałów. Z kolei podatek płacimy tylko od rzeczywistego zysku, czyli dochodu. Rzetelne gromadzenie faktur kosztowych i poprawne prowadzenie ewidencji jest tu absolutnie niezbędne” – tłumaczy Karolina Szymańska, główna księgowa i autorka publikacji z zakresu prawa podatkowego.
A jak wygląda sytuacja z podatkiem VAT? W większości przypadków korzysta się ze zwolnienia podmiotowego, ponieważ limit sprzedaży dla zwolnienia wynosi 200 000 zł rocznie, co przy działalności nierejestrowanej jest niemożliwe do osiągnięcia. Trzeba jednak uważać na wyjątki. Ustawa o VAT wymienia branże, które muszą zarejestrować się do VAT od pierwszej zarobionej złotówki. Są to m.in. usługi doradcze, prawnicze, jubilerskie, ściąganie długów czy sprzedaż niektórych kosmetyków oraz sprzętu elektronicznego.
Pułapka umów cywilnoprawnych a składki ZUS
Teoretycznie działalność bez rejestracji jest w pełni zwolniona ze składek ZUS (zdrowotnych i społecznych). Jest to prawda, o ile zajmujemy się produkcją i sprzedażą towarów (np. obrazów, ubrań) na podstawie umowy sprzedaży. Problem pojawia się w przypadku świadczenia usług.
W polskim prawie świadczenie usług podlega pod przepisy o umowie zleceniu. Jeśli wykonujemy usługę (np. piszemy teksty, sprzątamy, uczymy, tworzymy strony internetowe), to nasz klient staje się zleceniodawcą, a my zleceniobiorcą. W takiej sytuacji to klient ma obowiązek zgłosić nas do ZUS-u i odprowadzić stosowne składki od wypłaconego wynagrodzenia. Wyjątkiem są sytuacje, gdy usługodawca jest uczniem/studentem do 26. roku życia, posiada już pełne oskładkowanie z umowy o pracę (zarabiając minimum krajowe) lub gdy praca ma charakter umowy o dzieło (która co do zasady nie podlega ozusowaniu, z wyjątkiem określonych sytuacji).
Plusy i minusy prowadzenia małego biznesu bez formalności
Jak każde rozwiązanie prawne, również to posiada swoje mocne i słabe strony. Zrozumienie ich pozwoli podjąć świadomą decyzję o rozpoczęciu sprzedaży.
Główne zalety:
- brak konieczności zgłaszania działalności do CEIDG, urzędu skarbowego i GUS,
- całkowity brak obowiązkowych stałych składek ZUS (przy sprzedaży towarów),
- brak obowiązku opłacania okresowych zaliczek na podatek dochodowy (rozliczenie następuje raz w roku),
- bardzo zredukowane formalności księgowe (wystarczy najprostsza ewidencja),
- możliwość bezstresowego testowania rentowności pomysłów na biznes.
Najważniejsze wady:
- bardzo niski i sztywny miesięczny limit przychodów, co uniemożliwia realizację większych kontraktów,
- brak możliwości wykonywania działalności podlegającej koncesji lub zezwoleniom,
- niektóre firmy z sektora B2B niechętnie współpracują z osobami bez wpisu do CEIDG z obawy przed komplikacjami przy rozliczaniu podatków i umów zleceń,
- konieczność ciągłego i rygorystycznego pilnowania limitów w każdym miesiącu.
Przekroczenie bariery finansowej – jakie są kolejne kroki?
Co się wydarzy, gdy sprzedaż wzrośnie na tyle, że w danym miesiącu zarobisz choćby o jeden grosz więcej, niż przewiduje ustawa? Prawo jest w tym aspekcie bezlitosne, ale daje czas na reakcję.
Od momentu przekroczenia kwoty limitu (czyli od dnia wystawienia faktury lub przyjęcia płatności, która spowodowała przekroczenie), nasza aktywność z mocy prawa staje się pełnoprawną działalnością gospodarczą. Mamy dokładnie 7 dni na złożenie wniosku o wpis do CEIDG. Niezrobienie tego w terminie wiąże się z ryzykiem oskarżenia o prowadzenie niezarejestrowanej firmy, co podlega karze grzywny. Po rejestracji nabywamy prawo do korzystania ze standardowych preferencji dla nowych firm, takich jak np. Ulga na Start, która zwalnia z płacenia składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze sześć miesięcy.
Podsumowanie dla ostrożnych przedsiębiorców
Działalność niewymagająca rejestracji to wspaniałe, elastyczne narzędzie w rękach osób zaradnych i kreatywnych. Otwiera drogę do zarabiania na własnej pasji, nie zmuszając do obarczania domowego budżetu kosztami stałymi. Należy mieć jednak na uwadze, że mniejsza liczba obowiązków nie zwalnia całkowicie z rzetelności. Skrupulatne dokumentowanie wpływów, zbieranie paragonów kosztowych i orientacja w kwestii umów cywilnoprawnych to fundamenty, na których można zbudować stabilną sprzedaż, by w przyszłości z sukcesem przekształcić ją w dochodową i pełnoprawną firmę wpisaną do rejestru.
