Wspieramy Twoją firmę w przejściu na KSeF

Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Krajowy System e-Faktur (KSeF) stało się obowiązkowe dla przedsiębiorców w Polsce. Dla wielu firm to duża zmiana w codziennej pracy – nie tylko księgowej, ale również organizacyjnej i technicznej.

W biurze rachunkowym KRSH w Bytomiu nie zostawiamy klientów samych z nowymi obowiązkami.

Tłumaczymy przepisy, pomagamy we wdrożeniu KSeF i zapewniamy bezpieczną obsługę e-faktur, tak aby przejście na e-fakturowanie było spokojne, uporządkowane i bez stresu.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Faktury wystawione w KSeF mają postać ustrukturyzowaną (XML) i trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymują indywidualny numer identyfikujący i stają się oficjalnym dokumentem księgowym.

System KSeF służy również do weryfikacji poprawności faktur, ujednolicenia procesu fakturowania oraz nadawania i zarządzania uprawnieniami do korzystania z systemu.

Jak wspieramy naszych klientów w zakresie KSeF?

Wyjaśniamy przepisy KSeF w prosty i zrozumiały sposób

Tłumaczymy prostym językiem, kogo i od kiedy dotyczy obowiązek e-fakturowania, jakie są nowe zasady oraz jak najlepiej się do nich przygotować.

Sprawdzamy gotowość Twojej firmy

Sprawdzamy gotowość systemów i procesu fakturowania do KSeF oraz wskazujemy potrzebne usprawnienia.

Pomagamy w wyborze odpowiednich rozwiązań

Doradzamy, jakie narzędzia i programy najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie – w zależności od skali działalności, branży i liczby dokumentów.

Współpracujemy z dostawcami IT i wspieramy wdrożenie

Pomagamy w konfiguracji narzędzi niezbędnych do integracji z KSeF oraz wspieramy proces technicznego wdrożenia systemu

Obsługujemy e-faktury w ramach księgowości

Zapewniamy prawidłowe wystawianie, odbiór oraz archiwizację faktur ustrukturyzowanych w KSeF – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Usprawniamy wymianę dokumentów dzięki eSZOK

Korzystamy z platformy eSZOK do bezpiecznego i wygodnego przekazywania dokumentów oraz danych między klientem a biurem rachunkowym.

Wymiana danych bez chaosu – pracujemy na eSZOK

Wiemy, że przy KSeF kluczowa jest sprawna i bezpieczna komunikacja między klientem a biurem rachunkowym. Dlatego w KRSH korzystamy z platformy eSZOK, która umożliwia wygodne przekazywanie dokumentów i danych w formie elektronicznej.

Dzięki eSZOK:

  • dokumenty trafiają do nas szybko i bezpiecznie,
  • masz stały dostęp do przekazywanych plików,
  • ograniczamy e-maile, załączniki i papierowy obieg dokumentów,
  • cały proces księgowy jest bardziej uporządkowany i przejrzysty.

To rozwiązanie, które realnie ułatwia współpracę i dobrze wpisuje się w nowe realia e-fakturowania.

Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski – niezależnie od branży, formy opodatkowania czy statusu VAT (również podatników zwolnionych z VAT). Docelowo e-fakturowanie stanie się standardem dla każdej firmy.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Zgodnie z aktualnym harmonogramem wdrożenia:

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie dużych przedsiębiorców, którzy w 2024 r. osiągnęli obrót powyżej 200 mln zł brutto – jako pierwszą grupę objętą obowiązkowym systemem e-fakturowania.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich pozostałych przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy. Oznacza to, że Krajowy System e-Faktur stanie się powszechnym standardem w rozliczeniach.

W praktyce oznacza to, że każda firma musi przygotować się na przejście na e-fakturowanie.

Wsparcie KSeF w KRSH

W KRSH zapewniamy kompleksowe wsparcie we wdrożeniu i obsłudze KSeF w ramach współpracy księgowej. Przejmujemy kwestie techniczne i formalne, wyjaśniamy zasady działania systemu oraz dbamy o prawidłowość wystawianych faktur.

Dzięki współpracy z nami:

wdrożysz KSeF bez nerwów i niejasności
uporządkujesz obieg dokumentów dzięki eSZOK
zyskasz pewność, że działasz zgodnie z przepisami

Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na KSeF i mieć ten obowiązek po prostu pod kontrolą – zapraszamy do kontaktu.

Najczęściej zadawane pytania

 

Tak. Obowiązek korzystania z KSeF nie zależy od formy prowadzenia działalności, lecz od faktu wystawiania faktur VAT.

 

Nie. Po wejściu obowiązku KSeF:

  • faktura wystawiona poza KSeF nie będzie uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów,
  • wyjątki dotyczą wyłącznie sytuacji określonych w ustawie (np. tryb offline).

Pliki PDF i wydruki będą miały wyłącznie charakter informacyjny.

Jeżeli kontrahent posiada dostęp do KSeF:

  • nie ma obowiązku przesyłania faktury,
  • kontrahent pobiera fakturę bezpośrednio z systemu.

Dopuszczalne jest przekazanie wizualizacji faktury (np. PDF) w celach pomocniczych.

Tak. Faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej również podlegają KSeF.

W takim przypadku sprzedawca powinien udostępnić nabywcy wizualizację faktury.

Ustawodawca przewidział kilka scenariuszy:

Planowane prace serwisowe lub awaria systemu:

  • faktura wystawiana jest w trybie offline,
  • faktura powinna zawierać odpowiednie kody QR,
  • po przywróceniu systemu należy dosłać fakturę do KSeF:
    • przy pracach serwisowych – następnego dnia roboczego,
    • przy awarii – maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych.

Awaria całkowita:

  • faktura wystawiana i przekazywana jest poza KSeF,
  • nie ma obowiązku późniejszego dosyłania faktury do systemu,
  • nie stosuje się kodów QR.

Tak, jednak z przesunięciem w czasie.

Kary administracyjne:

  • obowiązują od 1 stycznia 2027 r.,
  • do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze,
  • lub do 18,7% kwoty brutto, jeżeli VAT nie był wykazany.

Rok 2026:

  • brak kar administracyjnych,
  • pozostaje odpowiedzialność karnoskarbowa.

Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który staje się głównym numerem referencyjnym dokumentu.

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF będzie obowiązkowy przy realizacji płatności za faktury VAT, w tym w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Nie. Data wystawienia faktury jest równa dacie jej przesłania do KSeF.
Nie ma możliwości:

  • wystawiania faktur z datą przyszłą,

cofania daty wystawienia.

Nie. Faktury wystawione w KSeF nie podlegają anulowaniu.

Jedyną dopuszczalną formą poprawy jest wystawienie faktury korygującej.

W KSeF:

  • poprawki dokonywane są wyłącznie za pomocą faktur korygujących,
  • nie funkcjonują noty korygujące,
  • liczba korekt nie jest limitowana.

W przypadku błędnego NIP nabywcy należy:

  1. wystawić fakturę korygującą do zera,
  2. wystawić nową, prawidłową fakturę w KSeF.

Nie. Faktury są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat.
Podatnik nie ma obowiązku ich dodatkowego archiwizowania.

Nie. Obowiązek składania JPK_VAT pozostaje bez zmian.
KSeF jest odrębnym systemem służącym do wystawiania i obiegu faktur.

KSeF:

  • nie obejmuje faktur zakupowych wystawianych przez zagranicznych kontrahentów,
  • obejmuje faktury wystawiane przez polskich podatników, również dla kontrahentów zagranicznych.

Tak. Podatnicy spełniający określone warunki mogą skorzystać z przyspieszonego zwrotu VAT w terminie do 40 dni.

Wyślij prośbę o kontakt

Potrzebujesz się z nami skontaktować? Skorzystaj z formularza kontaktowego obok lub z numeru telefonu pod spodem.

Porozmawiajmy o naszej współpracy

32 739 00 09

+48 733 390 009

info@krsh.pl