Zastanawiasz się, w jaki sposób legalnie przetestować swój pomysł na biznes, dorobić do etatu lub zmonetyzować pasję, nie ponosząc przy tym wysokich kosztów stałych? Rozwiązaniem przewidzianym przez ustawodawcę jest tak zwana firma na próbę. Pozwala ona na generowanie dochodów bez konieczności wpisu do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (CEIDG) oraz bez obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Choć przepisy zwalniają z wielu formalności, początkujący przedsiębiorcy często mają wątpliwości dotyczące kwestii podatkowych. Odpowiedź na pytanie, jak rozliczyć działalność nierejestrowaną, wcale nie musi być skomplikowana, o ile poznasz i wdrożysz kilka podstawowych zasad dotyczących limitów, ewidencji sprzedaży oraz rocznej deklaracji PIT.
Czym dokładnie jest biznes bez rejestracji?
Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców, działalność nierejestrowana (nazywana również nieewidencjonowaną) to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji w CEIDG. W świetle przepisów prawa administracyjnego nie jest ona traktowana jak standardowa działalność gospodarcza. Oznacza to brak obowiązku płacenia składek ZUS (społecznych i zdrowotnych) oraz brak konieczności płacenia zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku. Należy jednak pamiętać, że podmioty prowadzące taką formę aktywności nadal uzyskują przychody podlegające opodatkowaniu.
Kto ma prawo prowadzić taką formę aktywności?
Aby móc legalnie sprzedawać towary lub świadczyć usługi bez wpisu do rejestru przedsiębiorców, należy spełnić łącznie dwa warunki ustawowe:
- Warunek przychodowy: miesięczny przychód należny z tego tytułu nie może przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku.
- Warunek czasowy (czysta karta): z tego rozwiązania mogą skorzystać wyłącznie osoby, które w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie wykonywały działalności gospodarczej.
Przykład 1: powrót do biznesu po latach
Pan Tomasz zamknął swoją jednoosobową działalność gospodarczą w lutym 2019 roku. W sierpniu 2024 roku wpadł na pomysł tworzenia i sprzedaży personalizowanych mebli z palet. Ponieważ od momentu wykreślenia jego poprzedniej firmy z rejestru minęło ponad 60 miesięcy, pan Tomasz może rozpocząć sprzedaż w ramach działalności nierejestrowanej, o ile będzie pilnował miesięcznego limitu przychodów.
„Wielu początkujących sprzedawców zapomina, że zawieszenie działalności gospodarczej to nie to samo co jej wykreślenie. Okres 60 miesięcy liczymy wyłącznie od pełnego zakończenia prowadzenia firmy, co nierzadko jest powodem bolesnych pomyłek podczas kontroli skarbowych” – Marek Wiśniewski, doradca podatkowy.
Limity finansowe obowiązujące w bieżącym roku
Wysokość dopuszczalnych zarobków w ramach opisywanej formy zarobkowania jest ściśle powiązana z minimalnym wynagrodzeniem za pracę. W związku z tym limit ten ulega regularnym zmianom. W 2024 roku płaca minimalna wzrosła dwukrotnie, co bezpośrednio wpłynęło na możliwości osób dorabiających bez rejestracji.
- Od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. płaca minimalna wynosiła 4242 zł brutto. Limit dla działalności nierejestrowanej wynosił zatem 3181,50 zł miesięcznie.
- Od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. płaca minimalna wynosi 4300 zł brutto. Oznacza to, że miesięczny limit przychodu należnego wzrósł do 3225 zł.
Niezwykle istotne jest zrozumienie pojęcia przychodu należnego. Są to kwoty, które stają się należne sprzedawcy za wydane towary lub zrealizowane usługi, nawet jeśli klient fizycznie jeszcze za nie nie zapłacił. Wliczamy tu również koszt przesyłki pokrywany przez kupującego, jeśli to sprzedawca nadaje paczkę w swoim imieniu.
Przykład 2: zasada przychodu należnego w praktyce
Pani Anna zajmuje się szyciem torebek. W październiku sprzedała torebki o łącznej wartości 3100 zł (w tym koszty wysyłki). Część klientów poprosiła o wysyłkę za pobraniem, a kwota 800 zł z tych transakcji wpłynęła na konto pani Anny dopiero w listopadzie. Mimo to, w świetle prawa, kwota 800 zł stanowi przychód należny za październik. Sumaryczny przychód w październiku wynosi 3100 zł, więc limit (3225 zł) nie został przekroczony. Pani Anna nie musi rejestrować firmy.
Jak rozliczyć działalność nierejestrowaną w urzędzie skarbowym?
Kwestia podatkowa budzi najwięcej obaw. Brak obowiązku płacenia comiesięcznych zaliczek na podatek nie oznacza, że dochód jest całkowicie zwolniony z danin na rzecz państwa. Przyjrzyjmy się, jak rozliczyć działalność nierejestrowaną, aby spać spokojnie i działać zgodnie z literą prawa podatkowego.
Osoby uzyskujące tego typu dochody mają obowiązek wykazać je w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36. Rozliczenia dokonuje się po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do 30 kwietnia roku następnego. W formularzu PIT-36 znajduje się specjalna rubryka o nazwie „Inne źródła” (część E.1). To właśnie tam należy wpisać sumę uzyskanych przychodów oraz poniesionych kosztów z całego roku.
Uproszczona ewidencja sprzedaży
Aby móc rzetelnie wypełnić roczny PIT, niezbędne jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Przepisy nie narzucają jednego, oficjalnego wzoru takiego dokumentu – wystarczy zwykły zeszyt lub arkusz kalkulacyjny (np. Excel). Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać przynajmniej:
- liczbę porządkową,
- datę uzyskania przychodu (sprzedaży),
- wartość przychodu z danej transakcji,
- narastającą wartość przychodów od początku danego miesiąca (aby na bieżąco kontrolować limit).
Przykład 3: odliczanie kosztów uzyskania przychodu
Pan Kamil projektuje na zlecenie grafiki do mediów społecznościowych. Przez cały rok osiągnął z tego tytułu łączny przychód w wysokości 15 000 zł. Aby świadczyć usługi, musiał wykupić licencje na programy graficzne oraz banki zdjęć, za co zapłacił 3 000 zł. Pan Kamil zbierał faktury imienne na swoje dane osobowe. Wypełniając PIT-36, w rubryce „Inne źródła” wpisze przychód: 15 000 zł, koszty: 3 000 zł. Podatek zapłaci wyłącznie od dochodu, czyli od kwoty 12 000 zł. Odliczenie kosztów znacząco zmniejszyło jego obciążenie podatkowe.
Kwestia podatku od towarów i usług (vat)
Z reguły osoby prowadzące drobną sprzedaż bez rejestracji korzystają ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT. Zwolnienie to przysługuje podatnikom, u których wartość sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł. Biorąc pod uwagę miesięczne limity dla działalności nierejestrowanej, próg 200 000 zł jest w praktyce nieosiągalny. Czy to oznacza, że można całkowicie zignorować podatek VAT?
Niestety nie. Ustawodawca przewidział katalog towarów i usług, które wymagają bezwzględnej rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedanej sztuki lub pierwszej wykonanej usługi (tzw. wyłączenia ze zwolnienia podmiotowego). Nawet jeśli nie masz założonej firmy w CEIDG, a oferujesz wymienione w ustawie dobra, musisz doliczać podatek VAT do swoich cen, składać deklaracje JPK_V7 i odprowadzać podatek na mikrorachunek podatkowy.
„Wielu rękodzielników wpada w pułapkę przepisów o VAT, tworząc ozdoby z użyciem chociażby minimalnych ilości srebra czy złota. Ustawa o podatku od towarów i usług bezwzględnie wyłącza ze zwolnienia handel wyrobami z metali szlachetnych. W takiej sytuacji działalność nierejestrowana zaczyna generować sporo obowiązków biurokratycznych” – Katarzyna Lewandowska, biegły rewident.
Przykład 4: sprzedaż towarów wrażliwych a vat
Pani Karolina z pasji wykonuje biżuterię. Zdecydowała się rozszerzyć asortyment o bransoletki z elementami ze srebra. Sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych zmusza ją do rejestracji jako czynny podatnik VAT od pierwszej zarobionej złotówki. Pani Karolina składa formularz VAT-R w urzędzie skarbowym, do każdej sprzedanej bransoletki dolicza 23% VAT i co miesiąc musi wysyłać plik JPK_V7, mimo że nadal mieści się w limicie działalności nierejestrowanej i nie płaci składek ZUS.
Dokumentowanie sprzedaży: rachunki, faktury i kasy fiskalne
Osoba zarabiająca w ramach działalności nieewidencjonowanej nie ma obowiązku wystawiania faktur czy rachunków do każdej transakcji z urzędu. Obowiązek ten powstaje dopiero w momencie, gdy kupujący wyraźnie o to poprosi. Kupujący ma prawo zażądać wystawienia rachunku lub faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono mu towar lub wykonano usługę.
Wystawiana faktura (tzw. faktura bez VAT) powinna być prosta i zawierać:
- datę wystawienia dokumentu,
- kolejny numer faktury,
- imiona, nazwiska i adresy sprzedawcy oraz nabywcy,
- nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi,
- miarę i ilość dostarczonych towarów,
- cenę jednostkową,
- łączną kwotę należności.
Co z kasą fiskalną? Większość drobnych przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia ze względu na obrót (limit 20 000 zł rocznie liczony proporcjonalnie) lub ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej, za którą zapłata następuje w całości na rachunek bankowy. Należy jednak uważać na towary, które bezwzględnie wymagają kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży, takie jak perfumy, sprzęt fotograficzny, czy części silnikowe.
Obowiązki wobec konsumentów i inne wymogi prawne
Brak wpisu do CEIDG zwalnia z ZUS-u, ale nie zwalnia z przepisów Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta. Z punktu widzenia kupującego (osoby fizycznej), osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest traktowana jako przedsiębiorca. Pociąga to za sobą szereg bardzo ważnych obowiązków, które często są pomijane na etapie planowania drobnego biznesu.
Do najważniejszych obowiązków cywilnoprawnych należą:
- obowiązek przyjęcia zwrotu towaru w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny (w przypadku sprzedaży na odległość, np. przez internet),
- odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady towaru (obecnie nazywana odpowiedzialnością za brak zgodności towaru z umową),
- obowiązek respektowania przepisów RODO (ochrona danych osobowych klientów, polityka prywatności),
- konieczność posiadania regulaminu sprzedaży (jeśli posiadamy własny sklep internetowy lub sprzedajemy przez media społecznościowe).
Przykład 5: prawo do odstąpienia od umowy przy zakupach online
Pan Piotr rzeźbi drewniane figurki i sprzedaje je za pośrednictwem profilu na portalu społecznościowym. Klientka z drugiego końca Polski zamówiła figurkę kota, zapłaciła przelewem i otrzymała przesyłkę. Po trzech dniach stwierdziła, że rzeźba nie pasuje jej do wnętrza i odesłała paczkę z oświadczeniem o odstąpieniu od umowy. Pan Piotr nie może odmówić przyjęcia zwrotu, tłumacząc się prowadzeniem firmy bez rejestracji. Prawo konsumenckie stoi po stronie klientki, a pan Piotr musi zwrócić jej pieniądze (w tym koszt najtańszej przesyłki oferowanej przy sprzedaży).
Oprócz praw konsumenta, w niektórych branżach pojawiają się wymogi administracyjne. Piekąc ciasta na zamówienie w domowej kuchni, nie unikniemy kontaktu z sanepidem i konieczności wdrożenia procedur sanitarnych. Brak firmy w rejestrze nie zwalnia z przestrzegania zasad bezpieczeństwa żywności.
Podsumowanie
Rozpoczęcie sprzedaży bez wpisu do ewidencji to znakomity mechanizm na start. Pozwala uniknąć kosztów ubezpieczeń społecznych, ogranicza biurokrację i daje bezpieczną przestrzeń do walidacji pomysłów zarobkowych. Warto jednak pamiętać, że brak rejestracji nie wyłącza nas ze struktur obrotu gospodarczego. Przepisy podatkowe, wymogi z zakresu ochrony danych osobowych, ewentualne obowiązki na gruncie VAT oraz prawa konsumenta nadal nas obowiązują.
Aby uniknąć nieprzyjemności w razie ewentualnej kontroli, należy skrupulatnie pilnować miesięcznego limitu przychodów, zbierać faktury kosztowe na własne nazwisko i precyzyjnie notować każdy wpływ w uproszczonym zestawieniu sprzedaży. Zgromadzenie poprawnej dokumentacji w trakcie roku sprawi, że przeniesienie tych danych do rocznego zeznania PIT wiosną kolejnego roku będzie zaledwie formalnością.