Dla przedsiębiorców prowadzących w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą lub małe firmy, Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to najprostsze rozwiązanie księgowe. Jednak wraz z rozwojem, wzrostem obrotów czy zmianą formy prawnej, może pojawić się konieczność przejścia na tzw. pełną księgowość. W tym artykule opisujemy zarówno sytuacje, w których przejście z KPiR na księgi rachunkowe jest obowiązkowe, jak i przypadkom, w których taka decyzja może przynieść przedsiębiorcy realne korzyści.
Księga przychodów i rozchodów a pełna księgowość – jakie są podstawowe różnice?
KPiR to uproszczona forma prowadzenia ewidencji księgowej, przeznaczona głównie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz niektórych spółek osobowych, pod warunkiem, że ich przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok nie przekroczyły określonego limitu. W 2025 roku limit ten wynosi równowartość 2,5 milionów euro, przeliczanych według średniego kursu NBP z 1 października roku poprzedniego.
Pełna księgowość (księgi rachunkowe) to znacznie bardziej rozbudowany i sformalizowany system ewidencji. Wymaga prowadzenia m.in. dziennika, kont księgi głównej i pomocniczej, zestawień obrotów i sald, ewidencji środków trwałych i WNiP, a także sporządzania sprawozdań finansowych.
Kiedy TRZEBA przejść na pełną księgowość?
Przejście z księgi przychodów i rozchodów (KPiR) na księgi rachunkowe, czyli tzw. pełną księgowość, nie zawsze jest wyborem przedsiębiorcy – w wielu przypadkach wynika ono z obowiązku ustawowego. Najczęstszym i najważniejszym powodem tego obowiązku jest przekroczenie określonego progu przychodów netto.
Zgodnie z obowiązującymi w 2025 roku przepisami ustawy o rachunkowości, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółka partnerska muszą przejść na pełną księgowość, jeżeli ich przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły równowartość 2 500 000 euro w walucie polskiej.
Poza przekroczeniem limitu przychodów istnieją również inne przypadki, w których pełna księgowość jest obligatoryjna – niezależnie od wysokości obrotów. Dotyczy to na przykład spółek kapitałowych (czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej), które od początku swojego istnienia zobowiązane są prowadzić księgi rachunkowe. Taki sam obowiązek mają też niektóre podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych lub budżetu państwa, organizacje pozarządowe, fundacje oraz stowarzyszenia, które realizują działalność gospodarczą.
Warto zaznaczyć, że obowiązek prowadzenia pełnej księgowości powstaje w roku następującym po roku, w którym przekroczono limit przychodów. Przedsiębiorca ma zatem czas na przygotowanie się do zmiany formy ewidencji księgowej i wdrożenie odpowiednich narzędzi lub współpracy z biurem rachunkowym.
Kiedy WARTO dobrowolnie przejść z KPiR na księgi rachunkowe?
Choć księga przychodów i rozchodów jest znacznie prostszą formą prowadzenia księgowości i cieszy się popularnością wśród małych i średnich przedsiębiorstw, to w niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się dobrowolnie na przejście na pełną księgowość, mimo że nie mają takiego obowiązku. Taka decyzja może być podyktowana kilkoma racjonalnymi przesłankami.
Przede wszystkim pełna księgowość zapewnia znacznie szerszy i bardziej precyzyjny obraz sytuacji finansowej firmy. Dzięki szczegółowej ewidencji wszystkich operacji gospodarczych – zarówno przychodów, kosztów, jak i stanu majątku, zobowiązań oraz należności – przedsiębiorca zyskuje dostęp do wiarygodnych danych niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm planujących rozwój, inwestycje, pozyskiwanie finansowania zewnętrznego lub ubieganie się o dotacje.
Z perspektywy instytucji zewnętrznych – jak banki, inwestorzy czy partnerzy biznesowi – prowadzenie ksiąg rachunkowych zwiększa wiarygodność firmy. Uporządkowana, transparentna dokumentacja finansowa może być argumentem przemawiającym na korzyść przedsiębiorcy przy ubieganiu się o kredyt lub negocjowaniu warunków współpracy.
Warto jednak mieć świadomość, że pełna księgowość wiąże się z większym nakładem pracy, wyższymi kosztami obsługi księgowej oraz koniecznością sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Dlatego decyzję o dobrowolnym przejściu z KPiR na księgi rachunkowe powinno się podejmować świadomie, najlepiej po konsultacji z doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym.
Jak przejść z KPiR na pełną księgowość? Najważniejsze kroki
Przed rozpoczęciem prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych należy zamknąć księgę podatkową za ostatni rok rozliczeniowy. W tym celu sporządza się roczne podsumowanie przychodów i kosztów oraz wylicza dochód do opodatkowania. To ważny etap, ponieważ księgi rachunkowe otwiera się na początek nowego roku obrotowego.
Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie inwentaryzacji majątku firmy oraz źródeł jego finansowania. Na jej podstawie sporządza się bilans otwarcia, który stanowi punkt wyjścia do prowadzenia pełnej księgowości. Inwentaryzacja powinna być dokładna i udokumentowana, co jest wymogiem ustawowym.
Jeśli przejście na pełną księgowość jest dobrowolne, przedsiębiorca musi poinformować o tym fakcie urząd skarbowy w formie pisemnej, najczęściej w ciągu 15 dni od rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych (zazwyczaj 1 stycznia). W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS konieczna jest także aktualizacja wpisu w rejestrze.
Prowadzenie pełnej księgowości jest bardziej skomplikowane i czasochłonne niż ewidencja w KPiR, dlatego warto skorzystać z usług doświadczonego księgowego lub profesjonalnego biura rachunkowego. To zapewni zgodność z przepisami i poprawność rozliczeń.
Ważne!
Pełna księgowość wymaga opracowania i wdrożenia polityki rachunkowości, która określa zasady prowadzenia ksiąg, rok obrotowy, metody wyceny składników majątku i inne istotne kwestie. Przechodząc na pełną księgowość, należy także wybrać odpowiednie, specjalistyczne oprogramowanie księgowe, które ułatwi ewidencję operacji gospodarczych, sporządzanie sprawozdań oraz rozliczanie magazynu, jeśli dotyczy.
Pełna księgowość – obowiązek czy strategiczna decyzja?
Przejście z KPiR na pełną księgowość to istotny krok w rozwoju firmy – zarówno wtedy, gdy wynika z obowiązku ustawowego, jak i wtedy, gdy przedsiębiorca podejmuje taką decyzję dobrowolnie. Choć wiąże się z większymi kosztami i obowiązkami, daje również dużo możliwości. Dlatego czasem warto więc rozważyć tę zmianę nie tylko w kontekście przepisów, ale również w szerszej perspektywie strategicznej rozwoju firmy.