Czy każda kwota otrzymana od najemcy podlega opodatkowaniu? Zasady rozliczania przychodów z najmu przeszły niedawno prawdziwą rewolucję, która dla wielu właścicieli nieruchomości oznacza zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń. Z przepisów zniknęła możliwość amortyzacji lokali mieszkalnych oraz odliczania kosztów uzyskania przychodu w ramach najmu prywatnego. W efekcie, prawidłowo obliczony podatek od wynajmu mieszkania opiera się obecnie wyłącznie na formie ryczałtowej. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak legalnie, bezpiecznie i optymalnie rozliczać się z urzędem skarbowym, na co zwrócić uwagę przy konstruowaniu umów oraz jakie terminy obowiązują wynajmujących.

Zasady opodatkowania najmu prywatnego w ujęciu ryczałtowym

Do niedawna właściciele nieruchomości mogli wybierać między opodatkowaniem na zasadach ogólnych (gdzie podatek płaciło się od dochodu, pomniejszając przychód o koszty takie jak remonty czy odsetki od kredytu) a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Zmiany prawne całkowicie zlikwidowały tę opcję dla najmu prywatnego. Obecnie jedyną dopuszczalną formą rozliczeń dla osób nieprowadzących w tym zakresie działalności gospodarczej jest ryczałt.

Konstrukcja ryczałtu charakteryzuje się tym, że daninę odprowadza się od samego przychodu. Oznacza to, że wynajmujący nie może obniżyć podstawy opodatkowania o poniesione wydatki, na przykład na zakup mebli, malowanie ścian, ubezpieczenie nieruchomości czy podatek od nieruchomości. Z tego względu niezwykle istotne staje się właściwe zdefiniowanie tego, co dokładnie stanowi nasz przychód.

Stawki podatkowe w ryczałcie ewidencjonowanym

Ustawodawca przewidział dwa progi podatkowe dla przychodów osiąganych z tytułu najmu prywatnego. Zależą one bezpośrednio od sumy przychodów uzyskanych w danym roku kalendarzowym:

• 8,5% – stawka podstawowa, która obowiązuje dla przychodów nieprzekraczających kwoty 100 000 zł rocznie;
• 12,5% – stawka podwyższona, stosowana od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł rocznie.

Należy pamiętać, że limit 100 000 zł dotyczy wszystkich przychodów z najmu prywatnego danego podatnika łącznie, a nie każdego wynajmowanego lokalu z osobna.

Przykład 1: roczny przychód poniżej progu ustawowego

Pan Tomasz wynajmuje jedno mieszkanie. Zgodnie z umową, najemca przelewa mu co miesiąc na konto kwotę 2500 zł tytułem odstępnego (czynszu dla właściciela). W skali całego roku podatkowego pan Tomasz osiąga z tego tytułu przychód w wysokości 30 000 zł (12 miesięcy x 2500 zł). Ponieważ kwota ta jest znacznie niższa niż 100 000 zł, cały przychód opodatkowany jest stawką 8,5%. Miesięczna zaliczka na podatek wynosi zatem 212,50 zł (2500 zł x 8,5%).

Przykład 2: przekroczenie limitu 100 000 zł w trakcie roku

Pani Katarzyna posiada trzy mieszkania na wynajem, z których miesięcznie otrzymuje łącznie 10 000 zł samego odstępnego. Do końca października (przez 10 miesięcy) jej skumulowany przychód wyniesie równe 100 000 zł. Przez te dziesięć miesięcy pani Katarzyna płaci ryczałt w wysokości 8,5% (850 zł miesięcznie). W listopadzie i grudniu jej przychód przekroczy próg ustawowy. Od przychodów uzyskanych w tych dwóch miesiącach (kolejne 20 000 zł) będzie musiała zapłacić podatek według wyższej stawki 12,5%, czyli 1250 zł za każdy z tych miesięcy.

Jak obliczyć podatek od wynajmu mieszkania przy współwłasności majątkowej?

Sytuacja komplikuje się, gdy nieruchomość stanowi wspólną własność, najczęściej w przypadku małżonków posiadających wspólność majątkową. Przepisy podatkowe jasno określają, że przychody ze wspólnej własności, z definicji, dzieli się proporcjonalnie do prawa udziału w zysku. W przypadku standardowej wspólności majątkowej oznacza to podział po 50% dla każdego z małżonków.

Ustawodawca wprowadził jednak korzystne rozwiązanie dla małżeństw. Limit 100 000 zł, do którego stosuje się stawkę 8,5%, przysługuje im wspólnie i wynosi 200 000 zł. Małżonkowie mogą rozliczać się osobno (wtedy każdy ma swój limit 100 000 zł) lub złożyć oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów z najmu przez jednego z nich.

Oświadczenie to można złożyć w formie pisemnej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, ale obecnie najprostszą formą jest po prostu wskazanie tej decyzji w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-28. Wówczas jeden z małżonków wykazuje cały przychód, a drugi nie musi składać deklaracji z tego tytułu.

Przykład 3: rozliczenie małżonków ze wspólnością majątkową

Małżeństwo, pan Jan i pani Maria, wynajmują wspólnie posiadany dom. Roczny przychód z tego tytułu wynosi 150 000 zł. Ponieważ jako małżonkowie dysponują łącznym limitem 200 000 zł, cała kwota 150 000 zł będzie opodatkowana stawką 8,5%. Gdyby nie preferencja małżeńska, nadwyżka ponad 100 000 zł musiałaby zostać opodatkowana wyższą stawką. Małżonkowie decydują się na rozliczenie przez pana Jana – płaci on zaliczki od całej kwoty, a na koniec roku składa jedną deklarację PIT-28, w której uwzględnia podwojony limit.

Warto zacytować eksperta z naszej kancelarii:

„Wybór opodatkowania całości przychodów przez jednego z małżonków to nie tylko oszczędność na podatku w przypadku przekroczenia progu 100 000 zł przez jednego z nich, ale przede wszystkim wygoda administracyjna. Przelewy do urzędu skarbowego wykonuje się z jednego konta, a na koniec roku przygotowuje się o jedną deklarację PIT mniej. Należy jednak pamiętać, że zasada ta dotyczy wyłącznie majątku wspólnego. Jeśli mieszkanie należy do majątku odrębnego żony, mąż nie może rozliczać z niego podatku” – dr Michał Zalewski, radca prawny i doradca podatkowy.

Co dokładnie stanowi przychód z najmu?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów przez wynajmujących jest nieprawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Skoro ryczałt nie pozwala na odliczanie kosztów, musimy zadbać o to, aby nie płacić podatku od pieniędzy, które de facto nie są naszym zarobkiem. Mowa tu o opłatach za media (prąd, woda, gaz) oraz czynszu administracyjnym uiszczanym do wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni.

Aby opłaty eksploatacyjne nie powiększały naszego przychodu, umowa najmu musi być precyzyjnie skonstruowana. Należy w niej wyraźnie rozdzielić kwotę należną właścicielowi (odstępne) od opłat, do których poniesienia zobowiązany jest najemca.

Konstrukcja prawna powinna wskazywać, że właściciel występuje jedynie w roli pośrednika, który pobiera od najemcy środki na pokrycie opłat eksploatacyjnych i przekazuje je do odpowiednich dostawców. Jeśli umowa określa jedynie „stałą kwotę za wynajem ze wszystkimi opłatami”, urząd skarbowy uzna całą przelaną sumę za przychód i od całości naliczy podatek.

Przykład 4: konstrukcja umowy a wysokość daniny

Pani Anna wynajmuje lokal studentom. Ustaliła, że chce otrzymywać „na czysto” 2000 zł. Czynsz do spółdzielni wynosi 600 zł, a zaliczki na prąd 150 zł. W sumie studenci płacą jej co miesiąc 2750 zł.

Scenariusz niekorzystny: W umowie zapisano formułkę: „Czynsz najmu wynosi 2750 zł miesięcznie i zawiera wszystkie opłaty”. W tej sytuacji podstawą opodatkowania dla pani Anny jest pełne 2750 zł. Podatek (8,5%) wyniesie 233,75 zł.

Scenariusz zoptymalizowany: W umowie zapisano: „Czynsz najmu należny właścicielowi wynosi 2000 zł. Dodatkowo najemca zobowiązuje się do pokrywania opłat eksploatacyjnych w wysokości 600 zł do spółdzielni oraz 150 zł za energię elektryczną, płatnych na konto właściciela, który przekaże je do właściwych instytucji”. W tym przypadku przychodem jest wyłącznie 2000 zł. Podatek (8,5%) wyniesie zaledwie 170 zł. W skali roku oszczędność to ponad 760 zł.

Najem prywatny a prowadzona działalność gospodarcza

Granica między najmem prywatnym a tym rozliczanym w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej bywa płynna i często stanowi obiekt zainteresowania organów podatkowych. Sam fakt posiadania kilku nieruchomości nie przesądza jeszcze o tym, że stajemy się przedsiębiorcami. Fiskus bierze pod uwagę charakter prowadzonych działań.

Uznaje się, że najem przeradza się w działalność gospodarczą, gdy spełnia łącznie następujące przesłanki:

1. Ma charakter zarobkowy;
2. Wykonywany jest w sposób zorganizowany;
3. Ma charakter ciągły.

Jeśli inwestujemy w lokale, dzielimy je na mikrokawalerki, zatrudniamy firmę zarządzającą, prowadzimy aktywny marketing, wystawiamy faktury VAT, a wynajem jest krótkoterminowy (np. przez platformy rezerwacyjne), urząd skarbowy z dużym prawdopodobieństwem potraktuje to jako firmę. Wówczas ryczałt ewidencjonowany z limitami dla osób fizycznych ustępuje miejsca rozliczeniom firmowym, co nakłada na podatnika szereg dodatkowych obowiązków, takich jak opłacanie składek ZUS.

Przykład 5: granica między majątkiem prywatnym a firmowym

Pan Marek posiada w swoim majątku cztery mieszkania, które odziedziczył i kupił na przestrzeni lat jako lokatę kapitału. Podpisuje długoterminowe umowy (na rok lub dłużej), samodzielnie nadzoruje wpłaty i nie prowadzi zorganizowanej akcji reklamowej. Jego działania to klasyczny najem prywatny, uprawniający do ryczałtu 8,5% lub 12,5%.

Z kolei pani Ewa kupiła dwa apartamenty w nadmorskiej miejscowości. Korzysta z usług profesjonalnej firmy sprzątającej, pozycjonuje swoją stronę internetową, przyjmuje gości na kilkudniowe pobyty, oferuje w cenie transfer z lotniska i powitalne szampany. Taki model działania nosi znamiona zorganizowanego świadczenia usług hotelarskich i musi być rozliczany w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej.

„Wielu klientów naszej kancelarii zastanawia się, czy bezpieczne jest wynajmowanie pięciu lub więcej mieszkań prywatnie. Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego wielokrotnie potwierdzało, że sama skala, czyli ilość posiadanych lokali, nie wymusza założenia firmy, o ile nie towarzyszy temu profesjonalne, zorganizowane zaplecze zarządcze. Mimo to, każdą sytuację o dużej skali warto przeanalizować z doradcą podatkowym w celu wystąpienia o indywidualną interpretację podatkową” – Ewelina Kamińska, główny księgowy w dziale rozliczeń majątkowych.

Terminy, mikrorachunki podatkowe i deklaracje roczne

Znajomość stawek to tylko połowa sukcesu. Równie istotne jest terminowe i poprawne wywiązywanie się z obowiązków formalnych względem fiskusa. Procedura opłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest stosunkowo prosta, jeśli ułożymy ją w proces.

Główne obowiązki wynajmującego prezentują się następująco:

• Wygenerowanie mikrorachunku podatkowego: Podatku nie przelewamy na ogólne konto urzędu skarbowego. Każdy podatnik ma swój indywidualny mikrorachunek podatkowy, który identyfikuje wpłatę. Można go łatwo wygenerować na stronie Ministerstwa Finansów, podając swój numer PESEL (lub NIP, jeśli prowadzimy działalność).
• Wpłata zaliczek: Co do zasady, ryczałt opłaca się co miesiąc, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód. Czyli podatek za wrzesień musimy przelać do 20 października. Istnieje również możliwość płatności kwartalnej, jednak jest ona obwarowana dodatkowymi warunkami (przychody z poprzedniego roku nie mogą przekroczyć określonego w ustawie limitu).
• Rozliczenie roczne PIT-28: Po zakończeniu roku podatkowego, wynajmujący ma obowiązek złożyć deklarację PIT-28. W dokumencie tym podsumowuje się cały rok – uzyskane przychody oraz wpłacone ryczałtem kwoty. Termin na złożenie tego zeznania upływa zazwyczaj z końcem kwietnia roku następnego (od 15 lutego do 30 kwietnia).

Co istotne, o rozpoczęciu najmu i wyborze opodatkowania ryczałtem nie trzeba już w żaden specjalny sposób informować urzędu skarbowego przed dokonaniem pierwszej wpłaty. Sam fakt przelania pierwszej należności z tytułu ryczałtu na mikrorachunek podatkowy jest dla urzędu równoznaczny z dokonaniem wyboru takiej formy rozliczenia.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie podatkowe w obszarze obrotu nieruchomościami wymaga świadomości przepisów i odpowiedniego planowania. Choć przejście wyłącznie na ryczałt ucięło wiele ścieżek optymalizacji opartych na amortyzacji, wciąż istnieją legalne metody, by nie nadpłacać danin. Konstrukcja jasnej, rozdzielającej opłaty umowy z najemcą to podstawa. Równie istotne jest monitorowanie progów przychodowych oraz korzystanie z przywilejów przysługujących małżonkom.

Każdy przypadek najmu różni się w zależności od charakteru lokalu, statusu majątkowego właścicieli oraz przyjętego modelu zarządzania. Zlekceważenie odpowiednich zapisów umownych może skutkować niepotrzebnym obciążeniem budżetu i płaceniem podatku od rachunków za prąd własnego lokatora. Jeśli mają Państwo wątpliwości dotyczące własnej sytuacji, zachęcamy do kontaktu z ekspertami naszej kancelarii, którzy pomogą bezpiecznie i sprawnie przejść przez proces wdrażania optymalnych modeli podatkowych.