Gwarantujemy bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza to niezwykle istotne akta, które wymagają należytej troski. Jeśli nie zadbasz o ich przechowywanie oraz tworzenie kopii zapasowych, istnieje ryzyko ich utraty. Zaufaj specjalistom z Kancelarii Prawno-Rachunkowej Sterling & Honest!
Nie trać więcej czasu na porządkowanie i korektę dokumentów. Zadbaj o bezpieczeństwo swojej dokumentacji pracowniczej oraz możliwość dostępu do niej z dowolnego miejsca i urządzenia.
Skontaktuj się z nami już dziś i powierz nam troskę o dokumentację pracowniczą Twojej firmy.
Obowiązki pracodawcy związane z aktami osobowymi
Pracodawcy muszą spełniać szereg zobowiązań, z których większość wynika z przepisów prawa. Określają one jasno obowiązki pracodawcy wobec swoich pracowników. Jednym z takich obowiązków jest prowadzenie akt osobowych, czyli dokumentów związanych z zatrudnieniem, które pracodawca jest zobowiązany prowadzić zgodnie z Kodeksem pracy art. 94 pkt 9a (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141).
Jakie są związane z tym obowiązki i w jaki sposób prowadzić akta osobowe, aby było to zgodne z prawem?
Podstawowe zasady dotyczące prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wymaga ono od pracodawcy stosowania określonej systematyki, porządkowania oraz przechowywania dokumentów.
Akt osobowe składają się z kilku części, które pozwalają na odpowiednie przechowywanie i segregowanie dokumentów związanych z procesem zatrudnienia pracownika:
1. Akta osobowe część A.
Zawiera dokumenty dotyczące ubiegania się o pracę, zarówno te wymagane przez pracodawcę, jak i te dobrowolnie dostarczane przez pracownika, aby potwierdzić swoje kwalifikacje. W aktach osobowych przechowujemy jedynie kopie dokumentów z adnotacją „kopia zgodna z przedstawionym dokumentem” lub odpisy, z wyjątkiem dokumentów sporządzonych przez pracodawcę, takich jak oświadczenia.
Część A akt osobowych powinna zawierać m.in.:
- Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- Świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie,
- Dokumenty wskazujące kwalifikacje zawodowe,
- Świadectwa ukończenia szkoły – najwyższy stopień posiadanego wykształcenia,
- Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do zatrudnienia oraz skierowanie na badania,
- Dodatkowe dokumenty wynikające z innych przepisów prawa,
- Dostarczone przez pracownika dodatkowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje, np. świadectwa kursów.
2. Akta osobowe część B
W tej części gromadzone są dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, począwszy od zawartej umowy o pracę, aż po dokumenty dotyczące przebiegu stosunku pracy.
W części B akt osobowych znajdziemy m.in.:
- Umowę o pracę,
- Akceptację regulaminów pracy, przepisów BHP, tajemnic służbowych czy zasad panujących w firmie,
- Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP,
- Orzeczenie lekarskie wynikające z badań okresowych,
- Kwestionariusz osobowy,
- Oświadczenie o korzystaniu lub nie z uprawnień rodzicielskich i prawa do opieki nad dzieckiem,
- Informacja o równym traktowaniu,
- Dodatkowe dokumenty: np. prośba o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce; zakaz konkurencji, informacje o powierzeniu mienia czy przyznawanych nagrodach; te, dotyczące urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, rodzicielskiego; ale także te o zmianie wymiaru pracy, udzieleniu urlopu bezpłatnego pracownikowi, informacji o zmianie warunków pracy.
3. Akta osobowe część C
W tym przypadku przechowywane są dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy z daną osobą, takie jak:
- Dokumentacja rozwiązania stosunku pracy,
- Kopię świadectwa pracy,
- Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia, wynikającym z postępowania egzekucyjnego,
- Wszelkie dokumenty związane z czynnościami po ustaniu stosunku pracy – np. orzeczeń lekarskich, obowiązującego nadal zakazu konkurencyjnego itp.
4. Akta osobowe część D
Obejmują zestawienie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub tej określonej innymi przepisami.
Wyszczególnienie części na akta osobowe D pozwala na wygodne usunięcie informacji o karze rok po niej, jeśli pracownik wykazuje się nienaganną pracą. Taka systematyka ułatwia postępowanie zgodnie z przepisami, czyli skuteczne i nieodwracalne usunięcie danych. Oczywiście, jeśli nie wystąpiły żadne kary, nie ma potrzeby tworzenia tej części akt osobowych.
Czas przechowywania akt osobowych – na jak długo należy je zachować?
Kiedy mowa o prowadzeniu akt osobowych, kluczowe jest ustalenie, przez jak długi czas pracodawca zobowiązany jest je przechowywać. Do końca 2018 roku dokumenty pracownicze musiały być przechowywane przez 50 lat, liczonych od pierwszego roku po zakończeniu stosunku pracy.
Jednak od 1 stycznia 2019 roku zaszły zmiany w tym względzie – dokumenty pracowników zatrudnionych po tej dacie muszą być przechowywane jedynie przez 10 lat. Co zatem należy wiedzieć na temat przechowywanych akt oraz jakie dokumenty powinny się w nich znaleźć, aby prawidłowo wypełnić nałożony obowiązek?
Aktualizacja sposobu przechowywania akt osobowych
Tradycyjne, papierowe akta osobowe w formie teczek stają się coraz mniej popularne, ustępując miejsca systemom internetowym. Warto jednak pamiętać, że obie metody przechowywania są dozwolenia – zarówno przy wyborze klasycznych teczek, jak i rozwiązań online. Jeśli zdecydujemy się na przechowywanie akt w formie papierowej, musimy zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie przed zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.
Należy wziąć pod uwagę zarówno czynniki ludzkie, jak i te związane z temperaturą czy warunkami zewnętrznymi. W przypadku przechowywania akt online, istotne jest również zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób trzecich.
Zapraszamy do skorzystania z usług naszej Kancelarii Prawno-Rachunkowej Sterling & Honest. Nasza wiedza oraz doświadczenie sprawią, że dokumentacja pracownicza Twojej firmy będzie prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, jak możemy pomóc w zarządzaniu aktami osobowymi w Twojej firmie.