Zadbaj z nami o porządek w swojej firmie!
Przygotowanie dokumentacji kadrowej to trudne i czasochłonne zadanie, które narażone jest na pomyłki. Dlatego, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i pieniądze, skorzystaj z usług Kancelarii Prawno-Rachunkowej Sterling & Honest.
Posiadamy wieloletnie doświadczenie w dokumentacji HR i możemy pomóc Ci w przygotowaniu dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników, takich jak umowy o pracę, dokumenty pracownicze czy wewnętrzne polityki i procedury.
Zadbaj o porządek w dokumentach pracowniczych i zwiększ produktywność swojej firmy, minimalizując ryzyko pomyłek. Skontaktuj się z nami już dziś!
Co należy wiedzieć o dokumentacji kadrowej jako właściciel przedsiębiorstwa?
Właściciel firmy musi zadbać o gromadzenie i bezpieczne przechowywanie dokumentacji kadrowej, która dotyczy każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Jest to istotne, ponieważ przedsiębiorca jest zobowiązany do wydania kopii dokumentów pracownikowi lub byłemu pracownikowi w ciągu 30 dni od złożonego przez niego wniosku.
Obecnie dopuszczalne jest zarówno przechowywanie dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale pracodawca musi zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji kadrowej i uniknąć możliwości jej uszkodzenia czy dostępu przez osoby nieuprawnione.
Dokumentacja kadrowa online
W przypadku dokumentacji kadrowej istnieją różne sposoby jej przechowywania i archiwizacji. Jednym z nich jest wykorzystanie formy elektronicznej, która jest bardzo wygodna i dostępna dla każdego, kto posiada podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną.
Jednakże, gdy pracownicy wypełniają dokumenty w formie papierowej, istnieje rozwiązanie, które pozwala na ich skanowanie i opatrzenie kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co oznacza, że dokument cyfrowy jest równoznaczny z oryginałem papierowym. To przydatne rozwiązanie w przypadku, gdy pracownik nie ma podpisu elektronicznego lub odmawia jego użycia, a pracodawca musi zapewnić prawidłową dokumentację kadrową.
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej – na jak długo?
Ważną kwestią jest okres przechowywania dokumentów kadrowych, który jest ustawowo określony. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację kadrową każdego pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 roku przez okres 10 lat, natomiast dla pracowników zatrudnionych przed tą datą okres ten wynosi 50 lat. Zgodnie z przepisami, możliwe jest skrócenie tego okresu do 10 lat, jednak wymaga to złożenia odpowiedniego oświadczenia i raportu informacyjnego do ZUS.
Czym jest dokumentacja kadrowa i jak prowadzić dokumentację kadrową w firmie?
Dla pracodawcy istotne jest właściwe gromadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej, która odnosi się do każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, począwszy od momentu jej podpisania.
W celu uniknięcia odpowiedzialności wynikającej z niedopełnienia obowiązków, warto wiedzieć, że dokumentacja kadrowa obejmuje akta osobowe pracownika oraz wszystkie pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy.
Akta osobowe zawierają m.in. informacje dotyczące procesu związanego z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, orzeczenie lekarskie medycyny pracy z badań wstępnych potwierdzających zdolność do wykonywania pracy, a także dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, np. zawarta umowa o pracę, dokumenty związanie z uprawnieniami rodzicielskimi.
Istotnym aspektem w prowadzeniu dokumentacji kadrowej w firmie jest jej systematyzacja i podział na pięć części:
- związana z ubieganiem się o zatrudnienie,
- dotycząca umowy o pracę i współpracy z pracownikiem,
- zawierająca dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy,
- związana z karami porządkowymi dla pracowników,
- związana z kontrolą trzeźwości.
Wszelkie informacje na temat dokumentacji kadrowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 roku. Warto zaznaczyć, że w teczkach osobowych znajdują się wyłącznie kopie lub odpisy dokumentów, a oryginały mogą tyczyć się tylko dokumentów wystawionych przez pracodawcę.
W Kancelarii Prawno-Rachunkowej Sterling & Honest możemy pomóc Ci w przygotowaniu i prawidłowym prowadzeniu dokumentacji kadrowej.
Kto odpowiada za dokumentację kadrową w firmie?
Pracodawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji kadrowej i musi działać zgodnie z przepisami prawa. W przypadku naruszenia obowiązków grozi mu grzywna, która może wynieść nawet 30 000 zł. Grzywna może zostać nałożona nie tylko za błędy w dokumentacji, ale również za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów, co może spowodować ich uszkodzenie lub umożliwić dostęp osobom nieuprawnionym. Możliwe jest przekazanie prowadzenia dokumentacji kadrowej do biura rachunkowego, jednak odpowiedzialność pomiędzy podmiotami musi być jasno określona w umowie o współpracy.